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本人通知制度

お問合せ先 住民課 電話番号42-7692 秦荘サービス室 電話番号37-8050

ご利用ください 本人通知制度

この制度は事前に登録された方に、本籍や国籍が記載された住民票の写しや戸籍謄本・抄本等を、代理人や第三者に交付した場合、その交付の事実を本人に通知するものです。本人に通知することにより、不正請求の早期発見、事実関係の早期究明が可能になるため、戸籍謄本等の不正取得による個人の人権侵害の防止を図るとともに、この制度の周知により、委任状の偽造や不必要な身元調査等の未然防止につながります。

  • この制度の利用は希望者に限るため、事前に登録が必要です。
  • 第三者から事前登録者に係る住民票の写し等の請求があった場合に、住民票の写し等交付の可否を事前登録者へ確認する制度ではありません。

本人通知制度の概要図

第三者(本人等の代理人やその他の第三者)への交付とは...

  • 本人等が代理人に委任した場合
  • 本人等以外の人が自己の権利を行使し、又は自己の義務を履行するために必要な場合(例えば、満期保険金を支払う必要がある保険会社が契約者の転居先を探して住所を確認する場合など)
  • 本人等以外の人が国又は地方公共団体の機関に提出する必要がある場合
  • 弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士、行政書士の特定事務受任者が職務上請求として受任している事件又は事務を遂行するために必要な場合

本人等とは次のとおりです。

住民票関係
  • 本人
  • 同一世帯に属する人
戸籍関係
  • 本人
  • 配偶者、同一戸籍人
  • 直系尊属(父母、祖父母など)、直系卑属(子、孫など)

登録のできる方

  • 愛荘町に住民登録がある人 (過去にあった人も含みます。)
  • 愛荘町に本籍がある人 (過去にあった人も含みます。)

   ※外国へ転出した人、死亡している人、失踪宣告を受けた人は対象外です。

通知の対象となる証明書

  • 本籍または国籍が記載された住民票の写し(消除されたものを含む。)
  • 本籍または国籍が記載された住民票記載事項証明書
  • 戸籍の附票の写し(消除されたものを含む。)
  • 戸籍謄本・抄本(除籍謄抄本、改製原戸籍を含む。)
  • 戸籍の記載事項証明書(除かれたものを含む。)

本人に通知される内容

  1. 証明書の交付年月日
  2. 交付した証明書の種類
  3. 交付した通数
  4. 交付請求者の種別 (1:本人等の代理人、2:代理人以外の第三者)

※交付請求者の氏名、住所等は通知しません。

※次の請求は通知対象となりません。

  • 住民票関係では、同一世帯の方からの請求、戸籍関係では同一戸籍に記載されている方
  • またはその配偶者、直系尊属(父母、祖父母、曾祖父母)もしくは直系卑属(子、孫、ひ孫)からの請求・国または地方公共団体からの公用請求・裁判手続きや紛争処理手続きのための請求
  • コンビニの多機能端末(マルチコピー機)・自動交付機から交付したもの

受付場所・時間

愛荘町役場 愛知川庁舎 住民課、秦荘庁舎 秦荘サービス室

申請の受付は平日のみです。(土曜・日曜日、祝日は除きます。)
受付時間は、午前8時30分から午後5時15分までです。

登録方法

  • 直接本人が申請を行う。
  • 本人作成の「委任状」を代理人が持参し、申請を行う。(本人が病気やその他のやむを得ない理由により自ら申請することが困難な場合)
  • 本人が郵送で申請書等を送付し、申請を行う。(他の市区町村に住んでいる場合や病気やその他のやむを得ない理由により窓口で申請することが困難な場合)

登録に必要なもの

  • 本人確認ができるものが必要です。(運転免許証、パスポート、住民基本台帳カードなど 写真入りの公的な資格証明書等をご持参ください。)
  • 代理人による申請の場合は、委任状および代理人について上記の本人確認できるものが必要です。法定代理人による申請の場合、代理権を明らかにする書類(戸籍謄本、3ヶ月以内に発行された登記事項証明書等)が必要となります。ただし、本町の戸籍により確認できる場合は不要です。
  • 郵送申請の場合は、本人確認ができる証明書のコピーを申請書と一緒に送付ください。宛名を記載し切手を貼った返信用封筒も同封ください。
  • 法定代理人の場合は、代理権を明らかにする書類も送付ください。
ダウンロード

あて先:〒529-1380 滋賀県愛知郡愛荘町愛知川72番地 愛荘町役場 住民課 宛

情報の開示請求

通知された内容について、さらに詳しく確認したい場合は、愛荘町個人情報保護条例の規定に基づく保有個人情報の開示請求をすることができますが、開示される内容は、愛荘町個人情報保護条例の規定の範囲内での開示となります。

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