○愛荘町文書管理規程

平成18年2月13日

訓令第14号

目次

第1章 総則(第1条―第11条)

第2章 文書等の収受(第12条―第18条)

第3章 文書の処理(第19条―第27条)

第4章 文書の浄書、発送および完結(第28条―第36条)

第5章 文書の保管および保存(第37条―第43条)

第6章 文書の廃棄および保存期間の延長(第44条―第49条)

第7章 補則(第50条・第51条)

付則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、文書等の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書等 職員が職務上作成し、または取得した文書および図画、写真(これを撮影したマイクロフィルムを含む。)ならびに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 課 愛荘町行政組織条例(平成18年愛荘町条例第5号)第1条に規定する課および愛荘町地域総合センター条例(平成18年愛荘町条例第114号)で設置される地域総合センターをいう。

(4) 課長補佐 職の設置規則に規定する課長補佐をいう。

(5) 起案文書 文書等に基づき、または発意によって事案の決定のための原案を記載した文書または電磁的記録をいう。

(6) 供覧文書 組織内において閲覧に供するため回付する文書または電磁的記録で意思決定を伴わないものをいう。

(7) 保管 文書を事務室内に収納しておくことをいう。

(8) 保存 文書を文書庫内に収納しておくことをいう。

(9) 保存期間 文書を事務室内に収納しておく期間と文書を文書庫内に収納しておく期間とを合算した期間をいう。

(10) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(11) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(12) 総合行政ネットワーク 地方公共団体、国等の間における情報交換の円滑化および情報の共有による情報の高度利用を図るために地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続した情報通信ネットワークをいう。

(13) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システム(以下「電子文書交換システム」という。)により交換される電子文書をいう。

(文書作成の原則)

第3条 行政機関の保有する情報の公開に関する法律施行令(平成12年政令第41号)第16条第1項第2号の規定により、当該行政機関の意思決定に当たっては文書等を作成して行うことならびに当該行政機関の事務および事業の実績について文書を作成することを原則とする。ただし、次に掲げる場合についてはこの限りでないこととするものであることとし、第1号の場合においては、事後に文書を作成することとする。

(1) 当該行政機関の意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合

(2) 処理に係る事案が軽微なものである場合

(文書等の取扱いの基本)

第4条 文書等は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理し、および管理しなければならない。

(文書等の管理体制)

第5条 文書等の管理体制として、総括文書管理者、文書管理責任者および文書管理担当者を置くものとする。

2 総括文書管理者は、総務課長をもって充てるものとする。総括文書管理者の業務は、次のとおりとする。

(1) 町長の権限に属する文書事務の一般を総括するとともに、文書等の取扱い、発送および保存に関する事務を処理する。

(2) 文書等の管理が適正かつ円滑に行われるように規程類を整備し、指導および改善に努める。

(3) 文書管理帳票を整備する。

3 文書管理責任者は、原則として各課ごとに置くこととし、課長をもって充てる。文書管理責任者の業務は、次のとおりとする。

(1) 課における文書の事務が適正かつ円滑に行われるように努める。

(2) 毎年度、総括文書管理者が指定する日までに、文書管理台帳を総括文書管理者に提出する。

(3) 文書の収受、配布、整理、保管、引継ぎおよび廃棄の各処理を実施する。

4 文書管理担当者は、原則として各課ごとに置くこととし、課にあっては愛荘町事務決裁規程第16条の規定による課長の第1次代決者、地域総合センターにあってはその長が指名する者をもって充てる。文書管理担当者は、文書管理責任者を補佐するものとする。

(電子文書取扱主任)

第6条 総合行政ネットワーク文書の受信および送信ならびに電子署名に関する事務を行わせるため、総務課に電子文書取扱主任を置く。

2 電子文書取扱主任は、総務課長が所属職員のうちから指名する。

(文書の種類)

第7条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定により町議会の決議を経て制定するもの

(2) 規則 法第15条の規定に基づき町長が制定するもの

(3) 告示 法令の規定により法定もしくは処分した事項または一定の事項を公示するもの

(4) 公告 告示以外で一定の事項を公示するもの

(5) 訓令 所管の機関または職員に対して発する命令で例規となるもの

(6) 達 団体または個人に対して、その特定の行為または不行為につき令達するもの

(7) 指令 申請書に基づき特定の個人もしくは団体に対して許可、不許可などの行政処分を行い、またはある行為を指示命令するもの

(8) 諮問 一定の機関に対し、行政機関から審査、審議を求め、またはそれに基づく意見を求めるために発するもの

(9) 上申(具申) 上司または官庁に対して意見または願望を申し述べるもの

(10) 申請(願) 許可、認可等一定の行為を求めるもの

(11) 届 一定の事項につき届け出るもの

(12) 副申 上司または官庁に申達する文書に意見を添えるもの

(13) 内申 上司または官庁に内申するもの

(14) 伺 上司の許可を受け、または指揮を受けるもの

(15) 報告 事務の状況その他の報告に関するもの

(16) 通知 一定の事項または意見を知らせるもの

(17) 照会 一定の事項につき回答を求めるもの

(18) 回答 照会に応ずるもの

(19) 証明 一定の事実を証するもの

(20) 辞令 任免、給与または勤務を命令するもの

(21) 復命 上司から命ぜられた任務の結果につき報告するもの

(文書管理帳票)

第8条 総務課に次に掲げる文書等の管理に関する帳票を備える。

(1) 条例・規則・告示・公告番号簿

(2) 書留郵便物受付簿

(3) 経由文書件名簿

(4) 金券等受付簿

(5) 郵便物差出簿

(6) 文書管理台帳

(7) 文書保存票

2 秦荘サービス室に次に掲げる文書等に関する帳票を備える。

(1) 書留郵便物交付簿

(2) 経由文書件名簿

(3) 金券等受付簿

(4) 郵便物差出簿

(5) 文書管理台帳

(6) 文書保存票

3 各課に次に掲げる文書等に関する帳票を備える。

(1) 郵便物差出簿

(文書管理台帳)

第9条 文書管理台帳とは、次に定めるとおりとする。

(1) 文書分類表 事務および事業の性質、内容等に応じて大分類・中分類・小分類の3段階の系統的な基準を定めたもの

(2) ファイルタイトル・リテンションスケジュール表 ファイル名およびファイルのまとめ方ならびに保存期間を記載したもの

2 文書管理台帳は、年1回見直しを行い、必要と認める場合には改定を行うこととする。

(文書等の目録)

第10条 総務課長は、見直しを行った文書管理台帳に基づいて、愛荘町情報公開条例(平成18年愛荘町条例第7号。以下「情報公開条例」という。)第27条に規定する公文書の目録を年度ごとに作成し、一般の利用に供するものとする。

(文書の記号および番号)

第11条 文書には次の区分に応じ、記号および番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(1) 条例、規則および訓令は、総務課においてその種類ごとに町名を冠し、暦年による一連番号を付する。

(2) 告示および公告は、主務課においてその種類ごとに町名を冠し、暦年による一連番号を付する。

(3) 一般文書のうち収受発送を必要とする文書は、「愛」および課名の頭文字を付し、暦年による一連番号を付する。

(4) 前号の番号は当該事件の完結するまで同じものを使用し、文書の往復回数に従い、何号の2、3と順次枝番号を付するものとする。

第2章 文書等の収受

(文書等の収受)

第12条 送達された文書等、小切手、物品等は、総務課および秦荘サービス室において受け取ることとする。ただし、主務課に直接送達された文書等にあっては、当該主務課において受け取ることができる。

第13条 受け取った文書等は、次に定めるところにより取り扱うものとする。

(1) 普通文書(親展文書、親展電報および機密文書を除く文書をいう。)はそれを開封し、文書の余白に受付印を押し主務課に配布する。課長および課長補佐は、文書の配布を受けたときは遅滞なくこれを閲覧し、自ら処理するものを除くほか処理の方針を示して、これを事務担当者に配布し、事務担当者が収受する。ただし、特に重要と認められる文書等については、主務課に配布する前に町長の閲覧に供するものとする。

(2) 親展文書、親展電報および機密文書は、開封せずにあて名人に配布しなければならない。

(3) 電報は、前2号に定める手続のほか余白に受付時刻を記入し、取扱者が押印しなければならない。

(4) 書留、配達証明、内容証明および配達記録については、書留郵便物受付簿に必要な事項を記載し、事務担当者の受領印を受けなければならない。

(5) 異議申立て、訴訟、その他収受の日時が権利の取得、変更または喪失に関係のある文書は、第1号に定める手続のほか、余白に収受時刻を記載して取扱者が押印し、その封皮を添付しなければならない。

(6) 現金、小切手、有価証券その他物品は、金券等受付簿に記載して、会計管理者に送付し、その受領印を徴する。附属文書があるときは、余白に会計管理者保管の旨を記入して、第1号に定める手続により処理しなければならない。

(7) 複数課に関連する文書は、関係の重い課に配布する。その軽重の分かち難いものは、総務課長または秦荘サービス室長が決定するものとする。

2 郵便料金が未納または不足である郵便物は、総務課長または秦荘サービス室長が公務に関するものと認めるものに限り、その未納または不足の料金を支払って収受することができる。

(転送の禁止)

第14条 主務課が配布を受けた文書中その主管に属さないものがあるときは、その理由を付して課長検印の上、直ちに総務課または秦荘サービス室に返付しなければならない。

(ファクシミリによる受信の処理)

第15条 ファクシミリに受信した電磁的記録の内容は、速やかに紙に出力するものとする。この場合において、出力された紙は、到達した文書とみなし、第12条から前条までの規定の例により処理するものとする。

(電子メールによる受信の処理)

第16条 電子メールの利用に係る送受信装置で受信した電子文書のうち起案または供覧を必要とするものは、速やかに紙に出力するものとする。この場合において、出力された紙は、到達した文書とみなし、第12条から第14条までの規定の例により処理するものとする。

(総合行政ネットワーク文書の受信および処理)

第17条 総合行政ネットワーク文書の受信は、電子文書取扱主任が行うものとする。

2 電子文書取扱主任は、受信した総合行政ネットワーク文書を前条の規定にかかわらず、次に掲げるところにより処理するものとする。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領の通知を、形式上の誤りがある場合は否認の通知をそれぞれ送信すること。

(3) 前号の規定により受領の通知を行った当該文書を、速やかに紙に出力し、当該文書の余白にLGWAN受付印(別記様式)を押すこと。

(4) 前号の規定により出力を行った当該文書を、送達された文書とみなし、当該文書に係る主務課の文書管理責任者に配布すること。

3 主務課の文書取扱主任は、前項第4号の規定により配布を受けた当該文書を、前条の規定の例により処理するものとする。

(執務時間外到達文書の取扱い)

第18条 執務時間外に送達された文書等、小切手、物品等は、当直員が収受する。

2 当直員の文書取扱いについては、愛荘町職員服務規程(平成18年愛荘町訓令第32号)の定めるところによる。

第3章 文書の処理

(処理)

第19条 文書の処理は、速やかに行わなければならない。期限のあるもので、その期限内に処理することができないときは、あらかじめ上司の承認を受けなければならない。

(起案)

第20条 文書の起案は、回議書を用いて次により行うこととし、文書の作成に当たっては、分かりやすい用字用語で、的確かつ簡潔に記載するものとする。

(1) 起案文書は、原則として1事項ごとに作成すること。

(2) 起案の内容を補充し、または事案の経過を明らかにする資料を必要に応じて添付すること。

(3) 経費を伴う事項については、その旨を記載し、予算との関係を明らかにすること。

(4) 収受文書に基づいて起案した場合は、その文書を添付すること。

(供覧)

第21条 起案を必要としない文書で、単に閲覧に供することにより処理できるものは、関係者に供覧するものとする。

2 事案の処理に着手する前に供覧する必要のある文書は、あらかじめ関係者に供覧しなければならない。

(回議)

第22条 重要、異例の事案または機密に属する回議書は、その旨を表示するとともに必要があるときは、課長等が自ら携行して決裁を受けなければならない。

2 特に急を要する回議書は、文書事務担当者が自ら携行し、またはその旨を表示して提出しなければならない。

(文書の発信者名)

第23条 文書の発信者名は、原則として町長名または町名を用いることとする。ただし、事務連絡等軽易な文書については、所属長名を用いることができる。

2 庁内連絡文書については、別の形式を定めるものを除き、職名を用い、氏名を省略することとする。

(秘密保護)

第24条 秘密を要する文書は、封筒に入れる等秘密を保つことができるような方法により取り扱わなければならない。

(合議)

第25条 他の課の合議を要する文書は、主務課の決裁を終えた後、当該課に回付することとする。

2 合議は、事案に関係の深い課から順次行うこととする。

3 合議を受けた課で内容に異議があるときは、主務課と協議し、その同意を得られないときは、意見を付して回付することとする。

4 合議を終えた後、主務課において原案を改廃したときは、合議した課にその旨を通知することとする。

(審査)

第26条 課長は、次に掲げる事項について文書を審査することとする。

(1) 決裁区分に誤りはないか。

(2) 合議先に漏れはないか。

(3) 定められた手続により作成されているか。

(4) 所定の書式に合致しているか。

(5) 記載漏れまたは押印漏れがないか。

(6) 用字および用語は適切か。

(7) 文章の構成は適当か。

(8) 公益に反していないか。

(9) 法令、条例、規則等に抵触していないか。

(10) 会計手続に誤りはないか。

2 次の各号のいずれかに該当する文書は、すべて課長等の決裁の後総務課の審査を経なければならない。

(1) 条例、規則等の案および例規となる告示等

(2) 議会に提出する案

(3) 契約および覚書に関する案

(4) 法令、例規の解釈または適用の方法に関する案

(5) その他町政に重大な影響を及ぼす案およびこれに準ずるもの

(議案)

第27条 議案については、主務課長は、町長の決裁を経た後回議書を直ちに総務課に送付しなければならない。

2 前項により送付を受けた総務課は、直ちに議案番号を付し、提案の手続をしなければならない。

第4章 文書の浄書、発送および完結

(文書の浄書)

第28条 決裁を終えた回議書に係る文書は、主務課において浄書するものとする。

2 前項の規定により浄書した者は、回議書の浄書の欄に押印するものとする。

(文書の照合)

第29条 前条の規定により浄書した文書は、主務課において速やかに当該文書に係る回議書と照合するものとする。

2 前項の規定により照合した者は、回議書の照合の欄に押印するものとする。

(公印および契印の押印)

第30条 発送する文書には、総務課または秦荘サービス室において公印使用承認を受け、公印および契印を押印するものとする。

2 前項の規定により公印使用を承認した者は、回議書の公印使用承認欄に押印するものとする。

3 公印は、愛荘町公印規程(平成18年愛荘町告示第17号)の定めるところによる。

4 公印および契印の押印を省略することのできる場合は、次のとおりとする。なお、その際は公印省略と付すものとする。

(1) 職員のみを構成員とする会議の通知、その他庁内あての事務連絡、通知等の軽易な文書

(2) 案内状、礼文、あいさつ状等の書簡

(3) 通知、照会等の文書のうち、印刷した文書で軽易なもの

(電子署名)

第31条 電子文書交換システムにより送信する文書については、電子署名を付与するものとする。ただし、軽易な文書については、電子署名を省略することができる。

2 前項に規定する電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る回議書を電子文書取扱主任に提示し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3 電子文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る回議書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

4 第1項の電子署名を付与するために必要な事項は、別に定める。

(文書の発送)

第32条 文書の発送は総務課が郵便局に提出するものとする。主務課は、郵便物差出簿に記入し、総務課または秦荘サービス室に提出することにより発送することができるものとする。

2 小包郵便は、主務課で包装し、あて名を明記して総務課または秦荘サービス室に回付しなければならない。

(ファクシミリまたは電子メールによる送信)

第33条 前条の規定にかかわらず、第30条第4項の規定により公印および契印の押印を省略することができる文書の発送は、主務課において、ファクシミリまたは電子メール(以下「ファクシミリ等」という。)により行うことができるものとする。

2 前項の場合における第28条第29条および第32条の規定の適用については、次の各号に掲げる処理は、当該各号に掲げる処理とみなす。

(1) ファクシミリ等で送信する原稿(以下「送信原稿」という。)の作成または入力 浄書

(2) 作成され、または入力された送信原稿と回議書との確認 校合

(3) 前号の確認を行った送信原稿のファクシミリ等による送信 発送

(総合行政ネットワーク文書の送信)

第34条 総合行政ネットワーク文書の送信は、電子文書取扱主任が行うものとする。

2 前項の場合における第28条第29条および第32条の規定の適用については、次の各号に掲げる処理は、当該各号に掲げる処理とみなす。

(1) 電子文書交換システムで送信する電子文書の作成または入力 浄書

(2) 作成され、または入力された電子文書と回議書との確認 校合

(3) 前号の確認を行った電子文書の電子文書交換システムによる送信 発送

(勤務時間外の発送)

第35条 勤務時間外の発送は、原則として行わない。ただし、やむを得ないときは、総務課または秦荘サービス室に連絡し、郵便の手続をとるものとする。

(文書の完結)

第36条 文書の完結日は、次による。

(1) 告示および令達文書は、所定の手続により告示または令達された日

(2) 照会、依頼、申請等の往復文書は、これらに対して最終的に回答、報告、許可、認可、指令等を行った日

(3) 前2号以外の文書は、次の区分による。

 伺、復命書、供覧文書等で上司の決裁を必要とするものは、その決裁が終わった日

 契約関係文書は、当該契約を締結した日

 出納関係の証拠書類は、当該出納のあった日

 賞状および感謝状は、本人に交付した日

 訴訟関係書類は、最終処分決定のあった日

第5章 文書の保管および保存

(文書の保管)

第37条 文書の保管は、主務課において行うものとする。

2 文書の保管に当たっては、文書と文書以外のものとの区分を明確にするため、開架式書架を使用するものとする。この場合においては、文書は、文書管理台帳の分類コードに従い収納するものとする。

(文書の保存期間)

第38条 文書保存期間は、永年、10年、5年、3年または1年とする。

2 文書の保存期間は、別表に定める保存期間の基準に基づき、主務課長が定めるものとする。

3 主務課長は、文書の保存期間が前2項の規定により難いと認めるときは、総務課長と協議して文書の保存期間を定めるものとする。

(保存期間の起算日)

第39条 文書の保存期間の起算日は、ファイルクローズ(ファイルに新たに文書をとじ込まない状態になることをいう。以下同じ。)となった日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前会計年度の出納に係る文書にあっては、前会計年度に帰属するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、暦年ごとに区分して保管する文書の保存期間の起算日は、ファイルクローズとなった日の属する年の翌年の1月1日とする。

(保管期間を経過した文書等の引継ぎ)

第40条 主務課は、保管している文書のうち使用頻度の低い文書で保存を要するものまたは保管期間(文書を事務室内に収納しておく期間をいう。)を経過した文書については、文書保存箱に収納して文書保存票を作成し、総務課長または秦荘サービス室長に引き継がなければならない。

2 総務課長および秦荘サービス室長は、前項の規定により引継ぎを受けるときは、文書保存箱の収納の状況を検査した上、保存するものとする。

(文書の収蔵)

第41条 総務課長および秦荘サービス室長は、前条による検査の結果、引継ぎを受けた文書(以下「保存文書」という。)は、保存期間中書庫に収蔵し、閲覧または借覧に供することができるように常に整理しておくこととする。

2 書庫は、総務課長および秦荘サービス室長が管理することとする。

3 書庫の中は、常に清潔を保ち、湿気および虫害を防ぐとともに一切の火気を使用しないこととする。

(保存文書の閲覧または借覧)

第42条 保存文書は、職員以外の者は閲覧し、または借覧することができない。保存文書を閲覧し、または借覧しようとする職員は、総務課長または秦荘サービス室長に申し出なければならない。

2 前項の規定により貸し出された保存文書は、原則として3日以内に返却しなければならない。ただし、総務課長または秦荘サービス室長が必要と認めるときは、その期間を延長することができることとする。

3 他官公庁その他から保存文書の閲覧、借用または証拠として提出の請求があったときは、町長の指揮を受けなければならない。

4 保存文書を閲覧し、または借覧する職員は、保存文書に変更を加えたり、転貸してはならない。

5 職員が保存文書を紛失し、または汚損したときは、その職員が所属する課長の意見を付けた始末書を総務課長または秦荘サービス室長に提出することとする。

(電磁的記録の管理)

第43条 電磁的記録は、主務課において電磁的記録の性質に応じて最も効率的な記録媒体で管理するものとする。

2 課長は、課における電磁的記録の漏えい、滅失、き損または改ざん等が生じないように適切に管理しなければならない。

3 電磁的記録は、その効率的な利用に資するため必要なときに直ちに取り出せるようにしておかなければならない。

第6章 文書の廃棄および保存期間の延長

(廃棄対象文書)

第44条 次の要件を満たす保存文書は、廃棄の対象となることとする。

(1) 第38条で規定する保存期間を経過している保存文書

(2) 業務上の必要が消滅し、かつ、保存期間の延長の必要性がない保存文書

(廃棄の手続)

第45条 総務課長および秦荘サービス室長は、廃棄対象文書リストを作成し、主務課長に廃棄確認を通知するものとする。

2 前項の通知を受けた主務課は、現物を確認した上で、廃棄できるものについては廃棄対象文書リストに承認印を押し、主務課長の決裁を受けて総務課長または秦荘サービス室長に提出するものとする。

3 総務課および秦荘サービス室は、廃棄が承認された文書を確認し、処理結果を記録するものとする。

4 主務課は、総務課または秦荘サービス室の指示に従って、廃棄承認を行った事務室保管文書および書庫保存文書を取り出して廃棄するものとする。

(廃棄文書の処置)

第46条 総務課長および秦荘サービス室長は、廃棄を承認した保存文書を適切な方法により処分するものとする。

2 総務課長および秦荘サービス室長は、文書の廃棄に際し、機密に属するものまたは悪用されるおそれがあるものについては裁断、消去等の適切な処置をとることとする。

3 第1項の規定にかかわらず、歴史的な資料として価値があると認める文書は、適切な施設に移管することができる。

(保存文書の期間内廃棄)

第47条 文書を保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間)が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由があるときに当該文書を廃棄することができることとする場合にあっては、廃棄する文書の名称、当該特別の理由および廃棄年月日を記載した記録を作成し、当該記録に基づき町長の承認を経なければならない。

2 当該記録は、5年間保存しなければならない。

(保存期間の職務遂行上の延長)

第48条 廃棄対象文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することとする。この場合において、当該延長期間に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも同様とすることとする。

2 保存期間を延長しようとする場合は、廃棄対象文書リストに必要事項を記入して主務課長の決裁を受け、総務課長または秦荘サービス室長に報告しなければならない。

(保存期間の特別な事情による延長)

第49条 次に掲げる文書については、保存期間の満了する日後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間、保存期間を延長することとする。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決または決定の日の翌日から起算して1年間

(4) 開示請求があったもの 情報公開条例第11条の決定の日の翌日から起算して1年間

第7章 補則

(他の法令による特別の定めがある場合の取扱い)

第50条 法律およびこれに基づく命令の規定により、文書等の分類、作成、保存、廃棄その他の文書等の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法律およびこれに基づく命令の定めるところによることとする。

(その他)

第51条 この訓令に定めるもののほか、文書等の管理に関し必要な事項は、町長が別に定める。

付 則

この訓令は、平成18年2月13日から施行する。

付 則(平成19年4月1日訓令第12号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

別表(第38条関係)

永年保存

1 例規および令達関係書類

2 官公庁からの令達およびこれに関する往復文書

3 官公庁に対する上申、報告書および官公庁との往復文書であって、将来例証となるもの

4 議案、報告書その他議会に関する重要な書類(議会事務局)

5 歳入歳出予算書および決算書(財政担当課)

6 職員の進退または賞罰に関する書類

7 職員の履歴書

8 法律関係が10年を超える許可、認可または契約書に関する書類

9 褒賞に関する書類

10 異議申立てまたは訴訟に関する書類

11 歴史の資料となるべき書類

12 廃置分合および境界変更に関する書類

13 財産または財務に関する台帳または原簿

14 町広報(広報担当課)

15 町長、副町長の事務引継書

16 統計書その他重要な調査または統計に関する書類

17 町の発行する図書、パンフレットその他の重要な印刷物

18 町政の総合基本計画および町政の重要施策に関する書類

19 重要な原簿その他これに類するもの

20 前各号に掲げるもののほか、永年に保存する必要があると認められる文書

10年保存

1 各省、県の通知その他の比較的重要な書類

2 比較的重要な原簿その他これに類するもの

3 訴訟に関する書類(永年保存のものを除く。)

4 法律関係が5年を超える許可、認可または契約書に関する書類

5 県公報

6 前各号に掲げるもののほか、5年を超えて保存する必要があると認められる文書(永年保存のものを除く。)

5年保存

1 原簿その他これに類するもの(永年保存または10年保存のものを除く。)

2 財務会計事務に関する書類

3 文書の収受または発送に関する簿冊

4 調査または統計に関する計算書その他の資料

5 法律関係が3年を超える許可、認可または契約書に関する書類

6 永年保存または10年保存の附属書類

7 重要な報告書、届出書その他これらに類するもの

8 非常勤職員の雇用等に関する書類

9 契約に関する書類

10 官報

11 前各号に掲げるもののほか、3年を超えて保存する必要があると認められる文書(永年保存または10年保存のものを除く。)

3年保存

1 町の通知その他の往復書簡(1年保存を除く。)

2 事業の計画および実施に関する書類

3 出勤簿、出張命令簿および時間外休日勤務伺

4 比較的重要な報告書、届出書その他これらに類するもの

5 法律関係が1年を超える許可、認可または契約書に関する書類

6 前各号に掲げるもののほか、1年を超えて保存する必要があると認められる文書(永年保存、10年保存または5年保存のものを除く。)

1年保存

1 一時の通知、照会等で他日参照を必要としないもの

2 復命書で軽易なもの

3 原簿または台帳に記入を終わった願出書

4 報告書、願出書その他これらに類するもの

5 調査を終わった諸報告書

6 職員の申請書、届出書その他これらに類するもの

7 前各号に掲げるもののほか、1年を超えて保存する必要がないと認められる文書

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愛荘町文書管理規程

平成18年2月13日 訓令第14号

(平成19年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成18年2月13日 訓令第14号
平成19年4月1日 訓令第12号