○愛荘町個人情報保護事務取扱要領

平成18年2月13日

訓令第17号

第1 趣旨

愛荘町個人情報保護条例(平成18年愛荘町条例第9号。以下「条例」という。)に基づく個人情報の保護に関する事務の取扱いについては、愛荘町個人情報保護条例施行規則(平成18年愛荘町規則第14号。以下「規則」という。)その他別に定めるもののほか、この訓令の定めるところにより行うものとする。

第2 個人情報保護の窓口

1 窓口の設置

個人情報の保護に関する相談および案内、保有個人情報の開示、訂正および利用停止その他個人情報の保護に関する事務を行うための窓口は、総務課とする。

2 窓口で行う事務

窓口は、おおむね次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 個人情報取扱事務登録簿の備付けおよび閲覧に関すること。

(2) 保有個人情報の開示、訂正および利用停止の請求に係る相談および案内に関すること。

(3) 保有個人情報の開示、訂正および利用停止の請求書の受付に関すること。

(4) 保有個人情報の開示の実施による閲覧および写しの交付に関すること。

(5) 保有個人情報の開示の実施による写しの交付に要する費用の徴収に関すること。

(6) 保有個人情報の開示、訂正および利用停止の請求に対する決定に係る不服申立書の受付に関すること。

(7) 実施機関における個人情報の取扱いに関する苦情の申出の受付等に関すること。

3 主務課で行う事務

個人情報を取り扱う課(室、所その他課に相当するものを含む。以下「主務課」という。)は、おおむね次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 個人情報取扱事務の登録等に関すること。

(2) 保有個人情報の開示、訂正および利用停止の請求に係る保有個人情報の検索および特定に関すること。

(3) 保有個人情報の開示、訂正および利用停止の請求に係る保有個人情報の開示、訂正および利用停止をするかどうかの決定(以下「開示・訂正・利用停止決定等」という。)およびその通知に関すること。

(4) 保有個人情報の開示の請求に対する決定に際し行う第三者に係る意見の聴取および決定結果の通知に関すること。

(5) 保有個人情報の開示、訂正および利用停止の実施に関すること。

(6) 保有個人情報の開示・訂正・利用停止決定等に係る不服申立書の受付に関すること。

(7) 保有個人情報の開示・訂正・利用停止決定等に係る不服申立て事案の情報公開・個人情報保護審査会への諮問に関すること。

(8) 保有個人情報の開示・訂正・利用停止決定等に係る不服申立てについての決定または裁決およびその通知に関すること。

(9) 当該主務課に係る個人情報の取扱いに関する苦情の申出の受付、処理等に関すること。

(10) 条例第6条第2項第7号および第3項第2号第13条第1項第5号第15条第1項および第2項第2号第16条第2項および第3項ならびに第17条第3項第4号において審査会に意見を聴くこととされている場合の審査会への諮問に関すること。

第3 個人情報取扱事務の登録等

条例第17条に規定する個人情報取扱事務登録簿の作成および閲覧については、別に定める「個人情報取扱事務登録簿の作成等に係る事務処理要領」により取り扱うものとする。

第4 保有個人情報の開示に関する事務

1 相談および案内

(1) 窓口の対応

ア 来訪者からの聴取

保有個人情報の開示の請求に係る相談を受けた場合は、来訪者の知りたい情報について、その所在が検索できるように内容を具体的に聴き取るものとする。

イ 情報の内容に応じた対応の選択

窓口では、来訪者の知りたい情報の内容により、次のいずれの方法により対応するのが適当か判断するものとする。

(ア) 条例に基づく保有個人情報の開示請求

2の「開示請求書の受付」に定めるとおり対応するものとする。

(イ) 法令等の規定による保有個人情報の開示

法令または他の条例の規定により、条例第29条第2項本文と同一の方法(閲覧、写しの交付等)で開示することとされている場合(開示の期間が定められている場合にあっては、当該期間内に限る。)には、条例では、当該同一の方法による開示を行わないこととしているので、その旨を来訪者に説明し、関係機関へ案内するものとする。

(ウ) 情報提供

請求の内容が、刊行物、資料等により十分対応できるときは、情報提供により処理するものとする。

ウ 条例の規定を適用しないもの

条例第51条の規定により次に掲げる情報については、条例の規定が適用されない((オ)および(カ)については、条例第2章第3節および第4節に係る部分に限る。)ので、相談があれば、その旨を説明するものとする。

(ア) 統計法(昭和22年法律第18号)第2条に規定する指定統計を作成するために集められた個人情報

(イ) 統計法第8条第1項の規定により総務大臣に届け出られた統計調査によって集められた個人情報

(ウ) 統計報告調整法(昭和27年法律第148号)の規定により総務大臣の承認を受けた統計報告(同法第4条第2項に規定する申請書に記載された専ら統計を作成するために用いられる事項に係る部分に限る。)の徴集によって得られた個人情報

(エ) 町立図書館その他の町の施設において一般の利用に供することを目的として保有されている個人情報

(オ) 刑事事件もしくは少年の保護事件に係る裁判、検察官、検察事務官もしくは司法警察職員が行う処分、刑もしくは保護処分の執行、更生緊急保護または恩赦に係る保有個人情報(当該裁判、処分もしくは執行を受けた者、更生緊急保護の申出をした者または恩赦の上申があった者に係るものに限る。)

(カ) 刑事訴訟法(昭和23年法律第131号)に規定する訴訟に関する書類および押収物に記録されている個人情報

(2) 主務課の対応

主務課に直接請求があったときは、当該主務課において情報提供や他の制度で対応できる場合を除いて、窓口へ案内するものとする。この場合において、主務課は、保有個人情報の開示請求であれば当該保有個人情報の有無について確認しておくものとする。

2 開示請求書の受付

(1) 保有個人情報の確認等

窓口では、請求の内容を確認した後、個人情報取扱事務登録簿等により主務課と連絡をとり、請求に係る保有個人情報の存否の確認や保有個人情報の特定に努めるものとする。この場合において、主務課の職員が直接請求者と応対し、または電話により請求の内容の把握をするものとする。なお、特定した保有個人情報が複数の関係課等に所在するときは、原則として当該保有個人情報に係る事務事業を主管する課等を当該保有個人情報の開示に関する主務課とする。

(2) 請求の方法

保有個人情報の開示請求は、「保有個人情報開示請求書」(規則様式第2号。以下「開示請求書」という。)により行うものとする。したがって、電話または口頭による請求は認めないものとする。また、ファクシミリまたは電子メールによる開示請求についても認めないものとする。なお、郵送による開示請求は、原則として認めないものとし、請求者に病気等のやむを得ない理由があり、本人が直接窓口で開示請求をすることが困難であると認められる場合に限り認めるものとする。その場合の取扱いは、(11)の「郵送による開示請求」によるものとする。

(3) 本人等であることの確認

ア 本人による開示請求の場合

(ア) 開示請求をしようとする者に対しては、次に掲げる本人であることを示す書類の提示または提出を求めて、当該請求をしようとする者が本人であることを確認するものとする。なお、写真が貼付されていない書類にあっては、複数の書類の提示または提出を求めて確認するものとする。ただし、やむを得ない理由により、請求者が1種類の書類しか提示または提出をすることができない場合には、主務課等において承知している本人に関する情報であって当該書類に記載のないもの(家族の状況等)を請求者から聴取するなどの方法により、本人の確認を確実に行うものとする。

・ 運転免許証

・ 旅券

・ 健康保険、国民健康保険または船員保険の被保険者証

・ 共済組合員証

・ 国民年金手帳、厚生年金手帳

・ 国民年金、厚生年金または船員保険に係る年金証書

・ 共済年金または恩給等の証書

・ 印鑑登録証明書および登録している印鑑

・ 狩猟・空気銃所持許可証

・ 身体障害者手帳

・ 戦傷病者手帳

・ 宅地建物取引主任者証

・ 電気工事士免状

・ 無線従事者免許証

・ 船員手帳

・ 海技免状

・ 在留カード

・ 特別永住者証明書

・ 住民基本台帳カード

・ 官公庁が発行する証明書等で本人であることが確認できるもの(戸籍謄本や住民票の写し等本人以外の者も取得できる書類を除く。)

・ その他本人であることを証する書類として認めるもの

(イ) 婚姻等により開示請求をしようとする者の氏名が開示請求に係る保有個人情報の本人の氏名と異なっている場合には、戸籍謄本等その者の氏名を示す書類のほかに旧姓等を示す書類の提示または提出を求めるなどして、その者が開示請求に係る保有個人情報の本人であることを確認するものとする。

(ウ) 本人確認に当たっては、原則として、本人であることを示す書類の原本の提示または提出を求めるものとする。

イ 法定代理人による開示請求の場合

未成年者または成年被後見人の法定代理人から開示請求があった場合は、アにより法定代理人本人であるかどうかの確認を行うとともに、開示請求に係る保有個人情報の本人が未成年者または成年被後見人であることおよび開示請求をしようとする者が本人の親権者、未成年後見人または成年後見人であることを確認するため、次に掲げるいずれかの書類の提示または提出を求めるものとする。

・ 戸籍謄本

・ 登記事項証明書

・ 戸籍抄本

・ 住民票の写し

・ 家庭裁判所の証明書

・ その他法定代理関係を示す書類

ウ 死者に関する保有個人情報に係る開示請求の場合における請求要件等の確認

死者に関する個人情報であっても、次に掲げる場合にあっては、死者の遺族本人の個人情報として取り扱い、開示請求の対象として認めるものとする。

(ア) 死者である被相続人から相続した財産に関する情報についての開示請求の場合

本人であることを示す書類のほか、請求の内容が当該相続財産に係るものであることを示す書類に加え、aおよびbそれぞれの請求要件の有無について以下のいずれかの書類により確認するものとする。

a 死者の財産が請求者に帰属していることの確認

・ 不動産登記簿、契約書など当該財産が請求者に帰属することを証明する書類

・ 遺言書(公正証書によるものまたは裁判所の検認を受けたもの)

・ 遺産分割協議書

・ その他請求者が当該財産を相続したことを証明する書類

b 請求者が相続人であることの確認

・ 被相続人である死者および請求者の戸籍謄本

・ その他請求者が相続人であることを証明する書類

(イ) 死者である被相続人から相続した不法行為による損害賠償請求権等に関する情報についての開示請求の場合

本人であることを示す書類のほか、請求の内容が当該損害賠償請求権に係るものであることを示す書類に加え、aからcまでのそれぞれの請求要件の有無について以下のいずれかの書類により確認するものとする。

a 死者が損害賠償請求権等を取得していたことの確認

・ 示談書

・ 和解書

・ 裁判所の確定判決書

・ その他死者が損害賠償請求権等を取得していたことを証明する書類

b 請求者が損害賠償請求権等を相続したことの確認

・ 遺言書(公正証書によるものまたは裁判所の検認を受けたもの)

・ 遺産分割協議書

・ その他請求者が当該損害賠償請求権等を相続したことを証明する書類

c 請求者が相続人であることの確認

・ 被相続人である死者および請求者の戸籍謄本

・ その他請求者が相続人であることを証明する書類

(ウ) 近親者固有の慰謝料請求権や遺贈など、死者の死に起因して、相続以外の原因により請求者が取得した権利義務に関する情報についての開示請求の場合

本人であることを示す書類のほか、請求の内容が当該権利義務に係るものであることを示す書類に加え、以下のいずれかの書類により請求要件の有無について確認するものとする。

・ 示談書

・ 和解書

・ 裁判所の確定判決書

・ その他請求者が当該権利義務を取得したことを証明する書類

・ 遺贈により請求者が取得した権利義務であることを証明する遺言等

(エ) 死亡した時点において未成年であった自分の子に関する情報についての開示請求の場合

本人であることを示す書類のほか、未成年で死亡した子の親権者であったことを、次のいずれかの書類により確認するものとする。

・ 戸籍謄本

・ その他未成年で死亡した子の親権者であったことを証明する書類

エ 提示書類の確認

書類の提示または提出により本人またはその法定代理人の確認を行った場合は、開示請求書の「請求者本人の確認」欄および「法定代理人の資格確認」欄の該当する番号を○で囲み、「その他」に該当する場合は、( )内に確認した書類の名称を記載する。なお、確認を行った証拠として、請求者の同意を得た上で、運転免許証の番号等、確認を行った書類に表示されている記号、番号等を当該請求書の余白部分に記載しておくものとする。ただし、個人識別が可能な記号、番号等の表示がない場合等において、必要があると認めるときは、請求者の同意を得た上で、当該書類の写しをとり当該請求書に添付するものとする。

(4) 開示請求書の記載事項の審査

開示請求書の記載事項に記載漏れ、誤り、不明確な点がないかのチェックを次の点に注意しながら行い、不十分な点があれば補正を求める。

ア 保有個人情報の開示請求をする実施機関名が記載されていること。

イ 「請求者の住所または居所」欄

請求者が保有個人情報の本人またはその法定代理人であるかどうかの確認や決定通知書の送付先を特定するため正確に記載されているか確認する。なお、請求者である法定代理人が法人である場合には、当該法人の主たる事業所の所在地が記載されているか確認する。

ウ 「氏名」欄

請求者の氏名を記載するものであるが、請求者である法定代理人が法人の場合は、当該法人の名称および代表者の氏名が記載されていること。

エ 押印は、必要としない。ただし、請求者である法定代理人が法人の場合は、当該法人の代表者印を押印してもらうこと。

オ 「電話番号」欄

請求者への連絡の必要が生じたときに、迅速かつ確実に連絡できるよう記載されているか確認する。

カ 「開示請求に係る保有個人情報が記録されている公文書の名称または内容」欄

請求する保有個人情報が特定できる程度に具体的に記載されているか確認する。

キ 「保有個人情報の開示の方法の区分」欄

保有個人情報の閲覧等または写しの交付の区別を確認する。

ク 「本人の状況」欄

法定代理人が開示請求する場合に、開示請求に係る保有個人情報の本人の状況について、該当する番号を○で囲み、本人が未成年者の場合には、更に生年月日が記載されているか確認する。

ケ 「本人の氏名および住所」欄

開示請求に係る保有個人情報の本人の氏名および住所が記載されているか確認する。

(5) 開示請求書の補正

ア 開示請求書の記載内容等に形式上の不備があれば、受付の時点で請求者に対して補正を求めるものとするが、その場で補正できない場合は、相当の期間を定めて当該請求書の写しを添付した「補正依頼書」(様式第1号)により補正を求めるものとする。この場合においては、請求者に対して補正の参考となる情報を提供するよう努めるものとする。

ただし、補正依頼書により補正を求めたにもかかわらず、補正に応じない場合は、不適法な開示請求として非開示決定を行うものとする。

イ 郵送による開示請求の場合などでその場で補正できない場合であって、かつ、その補正の内容が軽微なときは、電話連絡等により本人の了解を得て必要な訂正または補筆を行うことができる。

(6) 開示請求書の受付

開示請求書の記載事項を審査し、適当と認めるときは当該請求書を受け付け、当該請求書に収受番号および収受年月日ならびに「担当課等」欄に主務課名を記入し、控えを請求者へ渡す。

(7) 開示請求者に対する説明

開示請求書を受け付けた際、次の事項を説明し、理解が得られるよう努める。

ア 開示決定等をするまでの期間について

決定には一定の期間を要すること。(受付から決定まで原則として15日以内に行うことにしているが、やむを得ない理由があるときは15日を超える場合があり、その場合は理由を明示した期間延長通知をすること。)

イ 決定通知について

開示決定等は書面により通知すること。(開示または部分開示の場合は、その決定書面を持参するとともに本人等の確認のために必要な書類を再度提示または提出をする必要があり、また指定された日時および場所に閲覧等に出向く必要のあること。)

ウ 費用負担について

写しの交付を請求した場合については、写しの交付に要する費用は、請求者の負担となること。

エ 未成年者本人の意思確認について

未成年者の法定代理人からの開示請求にあっては、後日、開示についての本人の意思を確認する場合があること。

オ 法定代理人の資格について

法定代理人による開示請求の場合において、保有個人情報の開示決定等の通知を受ける前または保有個人情報の開示を受ける前に法定代理人の資格を喪失したときは、直ちに書面でその旨を届け出る必要があること。

(8) 開示請求に係る保有個人情報が不存在の場合の取扱い

窓口において開示請求に係る保有個人情報の特定を行った結果、当該保有個人情報が存在しないことが判明した場合は、請求者に対し当該保有個人情報が存在しない旨を説明する。この場合において、請求者がなお請求を求める場合は、条例第24条第2項の規定により4―(6)―ア―(ウ)に定める保有個人情報非開示決定通知書により当該保有個人情報が存在しない旨の通知をすることを説明する。

(9) 開示請求に係る保有個人情報の存否を明らかにできない場合の取扱い

窓口において開示請求に係る保有個人情報の特定を行った結果、当該保有個人情報が存在するか否かを明らかにできないことが判明した場合は、請求者に対し当該保有個人情報の存否を明らかにできない旨を説明する。この場合において、請求者がなお請求を求める場合は、条例第24条第2項の規定により4―(6)―ア―(ウ)に定める保有個人情報非開示決定通知書により当該保有個人情報の存否を明らかにしない旨の通知をすることを説明する。

(10) 開示請求書の送付

開示請求書を受け付けた窓口においては、速やかに当該請求書の原本を主務課へ送付するとともに、その写しを保管するものとする。

主務課は、当該請求書の原本に受付印を押印し、収受件名簿に必要事項を記入の上、受理するものとする。

(11) 郵送による開示請求

郵送により開示請求書が提出された場合は、(3)に定めるアおよびイに掲げる書類またはその写しを提出してもらい、本人またはその法定代理人であることを確認する。更に、本人等に電話等で開示請求の意思の確認を行うなど、厳格に対応するものとする。

3 事案の移送

(1) 移送の協議

移送の対象となる保有個人情報が他の実施機関から提供されたものであるなど、他の実施機関がその開示決定等を行うほうが迅速かつ適切な処理が行われると思われる場合は、条例第27条の規定により当該他の実施機関と事案の移送について協議するものとする。

(2) 移送の決定に係る通知

事案の移送の協議が整ったときは、移送をする実施機関は遅滞なく移送先の実施機関に対し、「開示請求事案移送書」(様式第2号)に当該事案に係る開示請求書および関係書類を添付して送付するとともに、請求者に対して、「保有個人情報開示請求に係る事案移送通知書」(規則様式第8号)により通知するものとする。この場合においては、当該事案移送通知書の写しを窓口に送付するものとする。

(3) 移送に関する注意事項

ア 移送をした実施機関が移送前にした行為は、移送を受けた実施機関がしたものとみなされるとともに、条例第25条および第26条に規定する期間は、当初の移送をした実施機関に請求があった日から進行する。

イ 移送をした実施機関は、移送を受けた実施機関に対し、開示の実施に必要な協力をしなければならない。

4 開示・非開示の決定等

(1) 開示・非開示の検討

主務課は、開示請求のあった保有個人情報に、条例第20条各号に規定する非開示情報のいずれかに該当する情報が記録されているかどうかの検討をするものとする。

(2) 窓口との事前協議

開示決定等に当たり、統一的な運用を図るため、原則として窓口と事前に協議するものとする。

(3) 関係機関等の意見聴取

開示請求のあった保有個人情報が、当該実施機関以外の実施機関または国、独立行政法人等、他の地方公共団体もしくは地方独立行政法人から取得した場合および当該保有個人情報にこれらの機関等に関係する情報が含まれている場合には、必要に応じて、当該機関の意見を適切な方法で聴取するものとする。

(4) 第三者に対する意見書提出の機会の付与

ア 機会の付与

開示請求のあった保有個人情報に、町、国、独立行政法人等、他の地方公共団体および地方独立行政法人ならびに開示請求者以外の者(以下「第三者」という。)に関する情報が含まれているときは、必要に応じて、当該第三者が意見書を提出する機会を付与するものとする。なお、第三者に関する情報が次の(ア)または(イ)のいずれかに該当するときは、当該第三者に意見書の提出をする機会を必ず与えなければならない。

(ア) 当該情報が条例第20条第1号イまたは同条第2号ただし書に規定する情報に該当すると認められるとき。

(イ) 第三者に関する情報が含まれている保有個人情報を条例第22条の規定により開示しようとするとき。

イ 機会の付与の方法

主務課が第三者に対して、「保有個人情報の開示に係る意見照会書」(規則様式第9号)により通知し、第三者に意見があれば「保有個人情報の開示に係る意見書」(様式第3号)により提出を求めるものとする。なお、ア―(ア)および(イ)に該当する場合以外の意見照会は、口頭により通知しても差し支えないが、第三者に意見がある場合は、「保有個人情報の開示に係る意見書」による提出を求めるものとし、意見がない場合は口頭により通知した経過を開示決定等を伺う起案文書に記録しておくものとする。

(5) 未成年者の法定代理人から開示請求があった場合の取扱い

ア 本人が満15歳以上である場合

保有個人情報の内容等から条例第20条第8号に該当することまたは該当しないことが明らかである場合を除き、本人の意思を確認するものとする。

本人が開示に同意した場合には、原則として条例第20条第8号に該当しないものとする。ただし、同意が真意に基づかないことなどが考えられることから、条例第20条第8号該当性を慎重に判断すること。

本人が開示に同意しない場合には、原則として条例第20条第8号に該当するものとする。

イ 本人が満15歳未満である場合

特に必要があると認めるときに限り、本人の意思を確認するものとする。

意思確認を実施した場合には、回答内容を参考に条例第20条第8号該当性を判断すること。

ウ 回答がなかった場合の取扱い

意思確認を実施したが本人から回答がなかった場合であっても、必ずしも本人が開示に同意しているとは限らないので、保有個人情報の内容等を慎重に検討し、条例第20条第8号該当性を判断すること。

エ 意思確認の方法

意思確認の方法は、「意思確認照会書」(様式第4号)を作成し、「確認書」と返信用封筒を同封の上、本人あてに親展扱いで送付するものとする。

主務課は、本人に対しておおむね1週間以内に回答するよう協力を求めるものとする。

(6) 開示・非開示の決定の通知

ア 開示決定等をしたときは、次により請求者に通知するとともに、当該通知書の写しを窓口ヘ送付するものとする。

(ア) 全部を開示する旨の決定 「保有個人情報開示決定通知書」(規則様式第3号)

(イ) 一部を開示する旨の決定 「保有個人情報一部開示決定通知書」(規則様式第4号)

(ウ) 次に掲げる場合に該当することによる開示しない旨の決定 「保有個人情報非開示決定通知書」(規則様式第5号)

a 非開示情報に該当し、全部を開示しない場合

b 条例第23条の規定により、保有個人情報の存否を明らかにしないで請求を拒否する場合

c 保有個人情報が存在しない場合

d 条例第2条第3号に規定する保有個人情報に該当しない場合

e 条例の適用除外規定により請求の対象外である場合

f 開示請求に形式的な不備がある場合で補正に応じないとき。

g 権利濫用に関する一般法理を適用する場合

イ 保有個人情報の開示または一部開示の決定を行う場合における開示の日時は、請求者に対して、あらかじめ電話等により希望を確認する等、できるだけ当該請求者の利便を考慮して決定するものとする。

ウ 保有個人情報の一部開示または非開示の決定を行う場合は、当該決定通知書に当該保有個人情報が条例第20条各号の非開示情報のいずれに該当するかなど、またその理由についてできるだけ具体的に記載するものとする。また、決定の時点では条例第20条各号の非開示情報に該当するが、将来開示できない理由がなくなり、開示できる期日をあらかじめ明示(おおむね1年以内に到来することが確定しているものをいう。)できる場合は、その期日を当該決定通知書に記載するものとする。

(7) 第三者に対する通知

(4)により第三者から開示に反対の意思を表示した意見書の提出があった場合において、開示決定をするときは、開示決定後直ちに当該第三者に対し、「保有個人情報開示決定に係る通知書」(規則様式第10号)により通知するものとする。この場合において、開示決定の日と開示を実施する日との間には少なくとも2週間を置かなければならない。なお、非開示とする場合においても、その旨を書面または口頭で通知しておくことが望ましい。

5 開示決定等の期限等

(1) 開示決定等の期限

開示請求書を受け付けた日から通常の場合15日以内に行うものであるが、できるだけ早期に決定するよう努めるものとする。なお、期間の計算については、窓口において開示請求書を受け付けた日が条例第25条第1項に規定する「請求があった日」となり、民法(明治29年法律第89号)第140条の規定により、この翌日が15日の期間の起算日となる。また、15日目が愛荘町の休日を定める条例(平成18年愛荘町条例第2号)第1条第1項に規定する町の休日のときは、その日の翌日をもって満了日となる。

(2) 開示決定等の期間の延長

次に掲げるような事務処理上の困難その他正当な理由により決定期間を延長する場合は、「保有個人情報開示請求に係る決定期間延長通知書」(規則様式第6号)により、原則として請求があった日から15日以内に請求者に通知するとともに、その写しを窓口へ送付するものとする。この場合、延長できる期間が30日以内であることに注意するものとする。

ア 条例第28条第1項または第2項の規定により第三者に意見書の提出の機会を付与するため、15日以内に開示決定等を行うことが困難であるとき。

イ 開示請求のあった保有個人情報が大量であり、またはその内容が複雑であるため、15日以内に開示決定等を行うことが困難であるとき。

ウ 年末年始等の公務を行わない期間が相当日数含まれているため、15日以内に開示決定等を行うことが困難であるとき。

エ 災害等の発生、予測しがたい突発的な業務の増大等のため、15日以内に開示決定等を行うことが困難であるとき。

(3) 開示決定等の期限の特例

開示請求に係る保有個人情報が著しく大量で、請求があった日から45日以内にそのすべてについて開示決定等をすることが困難な場合は、開示請求に係る保有個人情報のうち相当の部分について45日以内に開示決定等をし、残りの保有個人情報については相当の期間内に開示決定等を行うことができるが、この規定を適用する場合は、主務課は、請求があった日から15日以内に「保有個人情報開示請求に係る決定期間特例延長通知書」(規則様式第7号)により、請求者に通知するものとする。また、その写しを窓口へ送付するものとする。なお、(2)の「開示決定等の期間の延長」を行った場合には、更に期限の特例を適用することはできない。

6 開示の実施

(1) 開示の日時および場所

保有個人情報の開示は、「保有個人情報開示決定通知書」または「保有個人情報一部開示決定通知書」によりあらかじめ指定した日時および場所において実施するものとする。

(2) 指定した日時以外の開示の実施

保有個人情報の開示の決定を受けた者から、指定された日時に閲覧等ができない旨の申出があったときは、主務課長は、改めて日時を指定するものとする。

この場合には、改めて開示の決定に係る通知書を送付することを要しないものとする。

(3) 請求者本人の確認

保有個人情報の開示を実施する際の本人またはその法定代理人であることの確認は、「保有個人情報開示決定通知書」または「保有個人情報一部開示決定通知書」の提示を求めるとともに、2―(3)に定める「本人等であることの確認」の場合と同様の方法により行うものとする。

(4) 開示の実施方法

開示に際しては、原則として主務課の職員が、開示を受ける者に保有個人情報の内容について説明するものとする。また、窓口の職員が立ち会うものとする。

(5) 部分開示の実施方法

条例第21条の規定により、開示請求に係る保有個人情報に、条例第20条各号の非開示情報に該当し、開示しないものとする情報が含まれている場合において、これらの情報を容易に分離できるときは、当該部分を除いた部分を開示するものとし、その方法は次によるものとする。

ア 文書、図画、写真および電磁的記録を用紙に出力したものの場合

(ア) 非開示情報が記録されている部分とその他の部分とが別のページに記録されている場合

a 非開示情報が記録されているページを取りはずす。

b aによりがたいときは、

(a) 非開示情報が記録されているページに袋をかけ、封かんする。

(b) 非開示情報が記録されているページを除いて複写し、複写物を閲覧等に供する。

(イ) 非開示情報が記録されている部分とその他の部分とが同一のページに記録されている場合

a 開示請求に係る保有個人情報全体を複写し、非開示情報が記録されている部分を黒インク等で消し、それを更に複写する。

b 非開示情報が記録されている部分を遮へいして、複写する。

イ 電磁的記録の場合

(ア) 非開示情報が記録されている部分とその他の部分とが別の記録媒体(テープ、ディスク等の単位をいう。)に記録されている場合または同一の記録媒体に記録されている場合であっても、別のファイルとして区分して記録されている場合

a 非開示情報が記録されている記録媒体またはファイルを除き、視聴等に供する。

b 非開示情報が記録されている記録媒体またはファイルについても、下記(イ)による対応が可能な場合は、それによる。

(イ) 非開示情報が記録されている部分とその他の部分とが同一の記録媒体またはファイルに記録されている場合

非開示情報が記録されている部分とその他の部分とが容易に区別でき、非開示情報の部分を記号(*等)に置き換え、または削除等をする処理が技術的に可能で、かつ、容易な場合は、当該処理を行い、できる限りの部分を視聴等に供する。この場合、置き換えまたは削除等の処理は、当該保有個人情報(電磁的記録)を複写したもので行うことにする。

(6) 写しの交付等

ア 保有個人情報の閲覧等の後、写しの交付の申出があった場合の対応

開示請求書の「保有個人情報の開示の方法の区分」欄に写しの交付の記載がない場合であって、開示の当日において保有個人情報が記録された公文書の写しの交付を求められた場合は、法令等に違反しないことを確認の上、開示請求書の訂正を求めて、写しの交付をして差し支えないものとする。なお、このような場合に円滑に対応できるように主務課は、開示決定を行うに当たり、常に写しの交付の可否についても決裁をとっておくものとする。

イ 写しの媒体

写しを記録する媒体については、実施機関が用意するものに限る。

ウ 文書、図画、写真または用紙に出力することができる電磁的記録の写しの作成

当該保有個人情報を日本工業規格A列3番(以下「A3判」という。)、同規格B列4番(以下「B4判」という。)または同規格A列4番(以下「A4判」という。)の用紙に複写するものとする。写しの作成は、原則として原寸により行うが、請求者の求めがあり複写作業に著しい支障を来さないと認めたときは、A3判、B4判またはA4判のいずれかに縮小し、または拡大することができるものとする。ただし、複数ページの文書を合成して(見開きページの場合を除く。)1枚の写しとして作成することはしない。

エ マイクロフィルムの写しの作成

マイクロフィルムの写しは、専用機を用いA4判の用紙に印刷したものとする。

オ 録音テープまたは録音ディスクの写しの作成

録音カセットテープに複写するものとする。

カ ビデオテープまたはビデオディスクの写しの作成

ビデオカセットテープに複写するものとする。

キ コンピュータに係る電磁的記録の写しの作成

現に保有する機器およびプログラム等により行うことができる場合は、フロッピーディスク、光ディスク等に複写するものとする。

(7) 郵送による写しの交付

ア 郵送による写しの交付は、原則として認めないものとする。なお、病気等のやむを得ない理由により窓口で開示を受けることが困難であると認められる場合に限り、郵送による写しの交付を認めるものとする。この場合においては、本人等に電話等で郵送による写しの交付について意思の確認を行うものとする。

イ 郵送先は、開示請求書に記載された住所に郵送する旨を、意思の確認を行うときに説明するものとする。

ウ 郵送方法は、親展扱いで送付して行うが、家族等が開封することも想定されるので、開示請求者にあらかじめ本人限定郵便による方法を選択できる旨を伝えるものとする。郵送に係る費用は開示請求者の負担とし、写しの作成に要する費用および郵送の費用が納付された後に郵送するものとする。

(8) 費用の徴収

条例第30条に規定する公文書の写しの交付に要する費用およびその徴収方法等は、次のとおりとする。ただし、外部委託によらなければ複写できないものについては、当該委託契約に定める額とする。

ア 写しの作成に要する費用

写しの種類

金額

複写機による写し(白黒)

1枚につき 10円

録音カセットテープ

1巻につき 200円

ビデオカセットテープ

1巻につき 190円

フロッピーディスク

1枚につき 70円

上記以外のもの

作成に要する費用に相当する額

※ 用紙の両面に印刷して写しを作成する場合は、片面を1枚として計算する。

イ 写しの送付に要する費用は、郵送料相当額とする。

ウ 徴収の方法

(ア) 写しの交付に要する費用は、現金(写しの送付に要する費用については郵便切手可)による前納とする。

(イ) 現金の納付を受けたときは、請求者に対して、愛荘町財務規則(平成18年愛荘町規則第36号)様式第12号の領収書を交付するものとする。

エ アおよびイの取扱いは、情報提供として行う刊行物等の写しの交付に要する費用についても同様とする。

第5 保有個人情報の訂正に関する事務

1 相談および案内

(1) 窓口の対応

保有個人情報の訂正(追加または削除を含む。以下同じ。)の請求に係る相談を受けた場合は、来訪者が訂正を求めたい内容をできる限り具体的に聴き取り、次のアおよびイのいずれの方法により対応するのが適当か判断するものとする。

ア 条例に基づく保有個人情報の訂正請求

2の「訂正請求書の受付」に定めるとおり対応するものとする。

イ 法令等の規定による保有個人情報の訂正

法令または他の条例の規定により訂正の手続が定められており、保有個人情報の訂正を受けることができる場合には、この条例による訂正を行わないこととしているので、その旨を来訪者に説明し、関係機関へ案内するものとする。

(2) 主務課の対応

主務課に直接請求があったときは、当該主務課において職権による訂正、他の制度で対応できる場合を除いて、窓口へ案内するものとする。

2 訂正請求書の受付

(1) 請求の方法

保有個人情報の訂正請求は、「保有個人情報訂正請求書」(規則様式第11号。以下「訂正請求書」という。)により行うものとする。その他の手続は、第4―2―(2)に定める開示請求の取扱いに準ずるものとする。なお、郵送による訂正請求があった場合の取扱いは、(10)の「郵送による訂正請求」によるものとする。

(2) 事実と合致することを証明する資料の提示等

窓口は、請求者に対して訂正を求める内容が事実と合致することを証明する資料の提示または提出を求めるものとする。資料が提示された場合には、請求者の同意を得た上で、訂正請求の処理に必要な範囲内で当該資料の関係する部分の写しをとるものとする。

(3) 本人等であることの確認

第4―2―(3)に定める方法と同様の方法により、本人またはその法定代理人であることを確認するものとする。その際、保有個人情報開示決定通知書または保有個人情報一部開示決定通知書の提示を求めるものとする。

(4) 開示決定等を受けていることの確認

ア 確認の内容

訂正請求の前提として、条例第31条第1項の規定により開示を受けている必要があるため、窓口は、当該請求が開示を受けた保有個人情報に係るものであることを確認する。当該請求に係る保有個人情報の開示を受けていない場合は、開示を受ける必要があることを説明する。また、条例第31条第3項の規定により訂正請求は、保有個人情報の開示を受けた日から90日以内にしなければならないため、当該請求が開示を受けた日から90日以内のものであることを確認する。当該請求に係る保有個人情報の開示を受けた日から90日を経過している場合は、再度開示を受ける必要があるので、開示手続の案内をする。

イ 確認の方法

開示を受けた保有個人情報であること等の確認は、訂正請求をしようとする者が提示した保有個人情報開示決定通知書等または主務課に保管されている開示決定に関する決裁文書等により行うものとする。

ウ 他の制度との調整

法令または他の条例の規定により実施機関から開示を受けた保有個人情報について、当該法令または他の条例に訂正の手続の規定がない場合であって、当該法令または他の条例に反しない場合には、条例第52条第4項の規定により当該保有個人情報を開示を受けた保有個人情報とみなし、訂正請求をすることができるとされているので、注意すること。

(5) 訂正請求書の記載事項の審査

訂正請求書の記載事項に記載漏れ、誤り、不明確な点がないかのチェックを次の点に注意しながら行い、不十分な点があれば補正を求める。

ア 保有個人情報の訂正請求をする実施機関名が記載されていること。

イ 「請求者の住所または居所」、「氏名」および「電話番号」欄の記載に当たっては、第4―2―(4)に定める開示請求に準じて取り扱うものとする。

ウ 「訂正請求に係る保有個人情報の開示を受けた日」欄

実際に開示を受けた日が記載されているか確認する。

エ 「訂正請求に係る保有個人情報の内容」欄

請求する保有個人情報の内容が具体的に記載されているか確認する。

オ 「訂正請求の趣旨および理由」欄

訂正請求の趣旨および理由が具体的に記載されているか確認する。

「訂正請求の趣旨」とは、当該請求の簡潔な結論をいい、開示を受けた保有個人情報のどの部分をどのような内容に訂正すべきかを記載する必要がある。また、「訂正請求の理由」とは、実施機関が訂正請求に対する決定を行うための判断材料となるものであることから、可能な限り具体的に記載してもらう必要がある。

カ 「本人の状況」および「本人の氏名および住所」欄の記載に当たっては、第4―2―(4)に定める開示請求に準じて取り扱うものとする。

(6) 訂正請求書の補正

第4―2―(5)に定める開示請求の取扱いに準ずるものとする。

(7) 訂正請求書の受付

第4―2―(6)に定める開示請求の取扱いに準ずるものとする。

このほか、訂正請求書の余白部分には、法定代理人が開示を受けた保有個人情報について本人が訂正請求した場合または本人が開示を受けた保有個人情報について法定代理人が訂正請求した場合は、その旨を記載する。また、当該保有個人情報が法令または他の条例により開示を受けたものである場合は、当該法令または他の条例の名称および条文を記載する。

(8) 訂正請求者に対する説明

訂正請求書を受け付けた際、次の事項を説明し、理解が得られるよう努める。

ア 訂正決定等をするまでの期間について

決定には一定の期間を要すること。(受付から決定まで原則として30日以内に行うことにしているが、やむを得ない理由があるときは30日を超える場合があり、その場合は理由を明示した期間延長通知をすること。)

イ 決定通知について

訂正決定等は書面により通知すること。

ウ 法定代理人の資格について

法定代理人による訂正請求の場合において、保有個人情報の訂正決定等の通知を受ける前に法定代理人の資格を喪失したときは、直ちに書面でその旨を届け出る必要があること。

(9) 訂正請求書の送付

第4―2―(10)に定める開示請求の取扱いに準ずるものとする。

(10) 郵送による訂正請求

郵送により訂正請求書が提出された場合は、第4―2―(3)に定めるアおよびイに掲げる書類またはその写しを提出してもらい、本人またはその法定代理人であることを確認するとともに、開示を受けていることを確認する。更に、本人等に電話等で訂正請求の意思の確認を行うなど、厳格に対応するものとする。

3 事案の移送

(1) 移送の協議

移送の対象となる保有個人情報が、条例第27条の規定に基づく事案の移送により他の実施機関が開示を実施したとき、その他他の実施機関がその訂正決定等を行うほうが迅速かつ適切な処理が行われると思われる場合は、条例第37条の規定により当該他の実施機関と事案の移送について協議するものとする。

(2) 移送の決定に係る通知

事案の移送の協議が整ったときは、移送をする実施機関は遅滞なく移送先の実施機関に対し、「訂正請求事案移送書」(様式第5号)に当該事案に係る訂正請求書および関係書類を添付して送付するとともに、請求者に対して、「保有個人情報訂正請求に係る事案移送通知書」(規則様式第17号)により通知するものとする。この場合においては、当該事案移送通知書の写しを窓口に送付するものとする。

(3) 移送に関する注意事項

ア 移送をした実施機関が移送前にした行為は、移送を受けた実施機関がしたものとみなされるとともに、条例第35条および第36条に規定する期間は、当初の移送をした実施機関に訂正請求があった日から進行する。

イ 移送をした実施機関は、移送を受けた実施機関との連絡を密にするとともに、当該実施機関が訂正決定をしたときは、当該決定に基づき訂正を実施しなければならない。

4 訂正・非訂正の決定等

(1) 訂正・非訂正の検討

主務課は、訂正請求のあった保有個人情報の内容が事実に合致するかどうかについて、提示または提出のあった事実に合致することを証明する資料等を参考とし、関係書類の確認、関係機関への照会その他適切な方法により速やかに調査を行うものとする。この場合において、関係機関へ照会するときは、請求者の個人としての識別性を消去するなど当該請求者の権利利益の保護に十分留意するものとする。また、当該請求に係る保有個人情報が条例第33条ただし書に該当するかどうかについて検討するものとする。

(2) 窓口との事前協議

訂正決定等に当たり、統一的な運用を図るため、原則として窓口と事前に協議するものとする。

(3) 訂正・非訂正の決定の通知

ア 訂正決定等をしたときは、次により請求者に通知するとともに、当該通知書の写しを窓口へ送付するものとする。

(ア) 全部を訂正する旨の決定 「保有個人情報訂正決定通知書」(規則様式第12号)

(イ) 一部を訂正する旨の決定 「保有個人情報一部訂正決定通知書」(規則様式第13号)

(ウ) 次に掲げる場合に該当することによる訂正しない旨の決定 「保有個人情報非訂正決定通知書」(規則様式第14号)

a 訂正請求に理由があると認められない場合

b 条例第33条ただし書の規定に該当し、全部を訂正しない場合

c 訂正請求に形式的な不備がある場合で補正に応じないとき。

d 権利濫用に関する一般法理を適用する場合

イ 保有個人情報の訂正または一部訂正の決定を行う場合には、当該決定通知書に訂正する部分およびどのように訂正するのかを記載するものとする。

ウ 保有個人情報の一部訂正または非訂正の決定を行う場合には、当該決定通知書に訂正しない部分およびその理由についてできるだけ具体的に記載するものとする。

5 訂正決定等の期限等

(1) 訂正決定等の期限

訂正請求書を受け付けた日から通常の場合30日以内に行うものであるが、できるだけ早期に決定するよう努めるものとする。なお、期間の計算については、第4―5―(1)に定める開示請求の取扱いに準ずるものとする。

(2) 訂正決定等の期間の延長

次に掲げるような事務処理上の困難その他正当な理由により決定期間を延長する場合は、「保有個人情報訂正請求に係る決定期間延長通知書」(規則様式第15号)により、原則として請求があった日から30日以内に請求者に通知するとともに、その写しを窓口へ送付するものとする。この場合、延長できる期間が30日以内であることに注意するものとする。

ア 訂正請求のあった保有個人情報が大量であり、またはその内容の事実関係の確認に時間を要するため、30日以内に訂正決定等を行うことが困難であるとき。

イ 年末年始等の公務を行わない期間が相当日数含まれているため、30日以内に訂正決定等を行うことが困難であるとき。

ウ 災害等の発生、予測しがたい突発的な業務の増大等のため、30日以内に訂正決定等を行うことが困難であるとき。

(3) 訂正決定等の期限の特例

事実関係の確認に著しく時間を要する場合など、請求があった日から60日以内にそのすべてについて訂正決定等をすることが困難な場合は、相当の期間内に訂正決定等をすることができるが、この規定を適用する場合は、主務課は、請求があった日から30日以内に「保有個人情報訂正請求に係る決定期間特例延長通知書」(規則様式第16号)により、請求者に通知するものとする。また、その写しを窓口へ送付するものとする。なお、(2)の「訂正決定等の期間の延長」を行った場合には、更に期限の特例を適用することはできない。

6 訂正の実施

(1) 訂正の時期

保有個人情報の訂正を決定したときは、速やかに訂正を実施するものとする。ただし、電磁的記録等に記録されている保有個人情報は、当該保有個人情報の訂正に時間を要する場合もあるので、この場合は合理的な期間内において訂正するものとする。

(2) 訂正の実施の方法

訂正決定に係る保有個人情報の訂正は、次に掲げる方法等により行うものとする。なお、記録されている保有個人情報の内容および記録媒体に応じ、適切な方法により行うものとする。

ア 誤っていた保有個人情報を完全に消去し、新たに記録する方法

イ 誤っていた保有個人情報の上に二本線を引き、余白部分に朱書等で新たに記載する方法

ウ 誤っていた保有個人情報の部分に、白インク等で白塗りする方法

エ 別紙等に保有個人情報が誤っていた旨および正確な内容の記録を添付する方法

(3) 他の保有個人情報の訂正

訂正請求を端緒として他の保有個人情報に事実の誤りがあることが判明した場合は、条例第8条の規定により、その個人情報取扱事務の目的の達成に必要な範囲内で当該保有個人情報を訂正するものとする。

(4) 訂正の内容の通知

訂正を行った主務課は、必要に応じて、当該保有個人情報の提供先に対し、「保有個人情報訂正通知書」(様式第6号)により、当該保有個人情報の訂正の内容を通知するものとする。

第6 保有個人情報の利用停止に関する事務

1 相談および案内

第5―1に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。

2 利用停止請求書の受付

(1) 請求の方法

保有個人情報の利用停止請求は、「保有個人情報利用停止請求書」(規則様式第18号。以下「利用停止請求書」という。)により行うものとする。その他の手続は、第5―2―(1)に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。

(2) 本人等であることの確認

第5―2―(3)に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。

(3) 開示決定等を受けていることの確認

第5―2―(4)に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。

(4) 利用停止請求書の記載事項の審査

第5―2―(5)に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。

(5) 利用停止請求書の補正

第4―2―(5)に定める開示請求の取扱いに準ずるものとする。

(6) 利用停止請求書の受付

第5―2―(7)に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。

(7) 利用停止請求者に対する説明

利用停止請求書を受け付けた際、次の事項を説明し、理解が得られるよう努める。

ア 利用停止決定等をするまでの期間について

決定には一定の期間を要すること。(受付から決定まで原則として30日以内に行うことにしているが、やむを得ない理由があるときは30日を超える場合があり、その場合は理由を明示した期間延長通知をすること。)

イ 決定通知について

利用停止決定等は書面により通知すること。

ウ 法定代理人の資格について

法定代理人による利用停止請求の場合において、保有個人情報の利用停止決定等の通知を受ける前に法定代理人の資格を喪失したときは、直ちに書面でその旨を届け出る必要があること。

(8) 利用停止請求書の送付

第4―2―(10)に定める開示請求の取扱いに準ずるものとする。

(9) 郵送による利用停止

第5―2―(10)に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。

3 利用停止・非利用停止の決定等

(1) 利用停止・非利用停止の検討

主務課は、利用停止請求のあった保有個人情報の取扱いが条例第39条第1項各号に該当するかどうかについて、関係書類の確認、関係機関への照会その他適切な方法により速やかに調査を行うものとする。この場合において、関係機関へ照会するときは、請求者の個人としての識別性を消去するなど当該請求者の権利利益の保護に十分留意するものとする。また、当該請求に係る保有個人情報が条例第41条ただし書に該当するかどうかについて検討するものとする。

(2) 窓口との事前協議

利用停止決定等に当たり、統一的な運用を図るため、原則として窓口と事前に協議するものとする。

(3) 利用停止・非利用停止の決定の通知

ア 利用停止決定等をしたときは、次により請求者に通知するとともに、当該通知書の写しを窓口へ送付するものとする。

(ア) 全部を利用停止する旨の決定 「保有個人情報利用停止決定通知書」(規則様式第19号)

(イ) 一部を利用停止する旨の決定 「保有個人情報一部利用停止決定通知書」(規則様式第20号)

(ウ) 次に掲げる場合に該当することによる利用停止しない旨の決定 「保有個人情報非利用停止決定通知書」(規則様式第21号)

a 利用停止請求に理由があると認められない場合

b 条例第41条ただし書の規定に該当し、全部を利用停止しない場合

c 利用停止請求に形式的な不備がある場合で補正に応じないとき。

d 権利濫用に関する一般法理を適用する場合

イ 保有個人情報の利用停止または一部利用停止の決定を行う場合には、当該決定通知書に利用停止する部分およびどのように利用停止するのかを記載するものとする。

ウ 保有個人情報の一部利用停止または非利用停止の決定を行う場合には、当該決定通知書に利用停止しない部分およびその理由についてできるだけ具体的に記載するものとする。

4 利用停止決定等の期限等

(1) 利用停止決定等の期限

第5―5―(1)に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。

(2) 利用停止決定等の期間の延長

第5―5―(2)に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。

(3) 利用停止決定等の期限の特例

第5―5―(3)に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。

5 利用停止の実施

(1) 利用停止の時期

保有個人情報の利用停止を決定したときは、速やかに利用停止を実施するものとする。ただし、電磁的記録等に記録されている保有個人情報は、当該保有個人情報の利用停止に時間を要する場合もあるので、この場合は合理的な期間内において利用停止するものとする。

(2) 利用停止の実施の方法

利用停止決定に係る保有個人情報の利用停止は、個人情報の収集の制限、不要情報の廃棄等の原則または利用の制限に違反して取り扱われている場合は、当該保有個人情報の利用の停止または消去、提供の制限またはオンライン結合による提供の制限に違反して取り扱われている場合は、当該保有個人情報の提供の停止により行うものとする。なお、利用停止は当該保有個人情報の取扱状況や当該保有個人情報の記録媒体に応じ、適切な方法により行うものとする。具体的には次のような方法が考えられる。

ア 利用の停止または提供の停止

(ア) 保有個人情報が記録されたデータベースへのアクセスを禁止する方法

(イ) 定期的な文書の送付を中止する方法

イ 消去

(ア) 該当部分を黒塗りする方法

(イ) 電磁的に消去する方法(電磁的記録の場合)

(3) 利用停止の内容の通知

利用停止を行った主務課は、必要に応じて、当該保有個人情報の利用および提供先に対し、当該保有個人情報の利用停止の内容を通知し、利用の停止または消去を依頼するものとする。

(4) 取扱いの是正

利用停止を行った個人情報取扱事務について、取扱方法の是正の必要があるかどうかを調査・検討し、必要に応じ適正な取扱いへの是正および他の保有個人情報の利用停止を行うものとする。

第7 不服申立てに関する事務

1 不服申立書の受付

開示決定等、訂正決定等または利用停止決定等に係る不服申立書の受付は、窓口または主務課において行うものとする。

(1) 窓口で受け付けた場合

直ちに主務課へ連絡するとともに、不服申立書の原本を主務課へ送付し、その写しを保管するものとする。

(2) 主務課で受け付けた場合

直ちに窓口へ連絡するとともに、不服申立書の写しを窓口へ送付するものとする。

2 不服申立ての審査等

(1) 記載事項等の審査

主務課は、行政不服審査法(昭和37年法律第160号)の規定に基づき、不服申立人が不服申立適格を有するかどうか、不服申立てが不服申立ての期間内(処分があったことを知った日の翌日から起算して60日以内)に行われたものであるかどうか、当該事項が不服申立ての対象となるものであるかどうか等について審査し、適法であると認められるかどうかを審査するものとする。

(2) 不服申立書の補正

主務課は、(1)の審査の結果、不服申立てが不適法と認められる場合であっても、補正することができるものであるときは、相当の期間を定めて補正を命じるものとする。

(3) 不服申立ての却下の決定等

不服申立てが不適法と認められる場合は、当該不服申立てについて却下の決定または裁決を行う。不適法と認められる場合とは、次のような場合等をいう。

この場合、決定書または裁決書の謄本を不服申立人に送達するとともに、その写しを窓口へ送付するものとする。

ア 不服申立てが法定の期間(処分があったことを知った日の翌日から起算して60日以内)経過後にされたものであるとき。

イ 不服申立てをすべき行政庁を誤ったものであるとき。

ウ 不服申立適格のないものからの不服申立てであるとき。

エ 存在しない開示決定等、訂正決定等または利用停止決定等についての不服申立てであるとき。

オ 不服申立書の記載の不備について、補正を命じたにもかかわらず、不服申立人が行わないため、形式的不備のある不服申立てであるとき。

3 審査会への諮問

(1) 主務課は、条例第45条第1項各号に定める場合を除き、速やかに情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に諮問するものとする。

(2) 審査会へ諮問するに当たっては、あらかじめ窓口と協議するものとする。

(3) 諮問書は、次の事項を記載し、不服申立書の写しを添付して、窓口へ提出するものとする。

ア 不服申立てに係る決定の対象となった保有個人情報の内容の概要

イ 不服申立てに係る決定の内容およびその理由

ウ その他必要な事項

(4) 主務課は、審査会へ諮問をした旨を、次に掲げる者に「情報公開・個人情報保護審査会諮問通知書」(規則様式第24号)により通知するものとする。

ア 不服申立人および参加人

イ 開示請求者、訂正請求者または利用停止請求者(これらの者が不服申立人または参加人である場合を除く。)

ウ 不服申立てに係る開示決定等について反対意見書を提出した第三者(不服申立人または参加人である場合を除く。)

4 審査会への説明および資料提出

主務課は、愛荘町情報公開・個人情報保護審査会条例(平成18年愛荘町条例第8号)第6条の規定により、審査会から意見もしくは説明を求められた場合または必要な資料の提出を求められた場合は、これに応じるものとする。

5 不服申立てについての決定等

(1) 審査会から答申があった場合は、主務課は、当該答申を十分に尊重して当該不服申立てに対する決定または裁決を行うものとする。

(2) 主務課は、不服申立ての決定または裁決を行ったときは、速やかに決定書または裁決書の謄本を不服申立人に送達するものとする。この場合、決定書または裁決書の写しを参加人および窓口に送付するものとする。

第8 苦情処理に関する事務

1 相談および案内

(1) 申出内容の確認

実施機関の保有する個人情報の取扱いに関して苦情の申出があった場合は、苦情の申出の趣旨や内容を十分に聴取し、申出の内容が他の制度により対応すべきものであるときは、その旨を説明するとともに、当該苦情の申出に係る主務課を案内するなど適切に対応するものとする。

(2) 申出の方法

苦情の申出の方法は、書面、口頭その他形式は問わないものとする。

2 苦情の申出の受付

(1) 窓口での受付

ア 苦情の申出の趣旨や内容を十分に聴取し、「個人情報苦情申出記録票」(様式第7号。以下「苦情申出記録票」という。)を作成する。この場合においては、必要に応じ、苦情申出者に資料の提出または説明を求めるものとする。

イ 苦情申出記録票を主務課へ送付するとともに、その写しを保管する。

(2) 主務課での受付

苦情の申出の趣旨や内容を十分に聴取し、苦情申出記録票を作成する。この場合においては、必要に応じ、苦情申出者に資料の提出または説明を求めるものとする。

3 苦情の申出の処理

(1) 主務課は、2―(1)―イにより窓口から苦情申出記録票の送付を受けたとき、または自ら苦情の申出を受け付けたときは、関係書類の確認や関係者への事情聴取等の方法により、苦情の申出に係る個人情報の事実関係を把握し、適切かつ迅速に対応するものとする。この場合においては、必要に応じ、窓口と連絡、調整するものとする。

(2) 主務課は、苦情申出の処理内容について、必要に応じ書面により苦情申出者に対して回答するものとする。

4 苦情の処理結果の報告

主務課は、苦情申出の処理内容を苦情申出記録票に記録し、保存するとともに、その写しを窓口に送付する。

第9 個人情報の取扱いに係る審査会への諮問

1 審議会への諮問事項

実施機関は、条例第45条の規定によるもののほか、次の事項に関して審査会へ諮問するものとする。

(1) 個人情報の本人からの収集の原則の例外に関する事項(条例第6条第2項第7号)

(2) 思想、信条等に関する個人情報の収集の制限の例外に関する事項(条例第6条第3項第2号)

(3) 利用および提供の制限の例外に関する事項(条例第13条第1項第5号)

(4) 個人情報の電子計算機処理の制限の例外に関する事項(条例第15条)

(5) オンライン結合による提供の制限の例外に関する事項(条例第16条第2項)

(6) オンライン結合による提供をした場合における個人情報の漏えい時等の個人情報の保護措置に関する事項(条例第16条第3項)

(7) 個人情報取扱事務の登録の対象から除く事務(条例第17条第3項第4号)

(8) その他個人情報の保護に関する重要事項

2 諮問手続

審査会への諮問手続は、次によるものとする。

(1) 事前協議

審査会へ諮問する事項に係る個人情報を取り扱う事務を所掌する主務課は、窓口と事前に協議するものとする。

(2) 諮問書の作成

主務課は、(1)の協議が終了した後、次に掲げる資料を添付した諮問書を作成し、窓口を経由して、審査会へ諮問するものとする。

ア 諮問に係る個人情報の取扱状況、内容等およびその理由・必要性等について説明した資料

イ オンライン結合による提供の制限を開始しようとする場合にあっては、実施機関および提供先に講ずる個人情報の保護措置の内容を説明した資料

ウ その他必要な資料

(3) 審査会への説明および資料提出

主務課は、愛荘町情報公開・個人情報保護審査会条例第6条の規定により、審査会から意見もしくは説明を求められた場合または必要な資料の提出を求められた場合は、これに応じるものとする。

第10 実施状況の公表

1 実施状況のとりまとめ

窓口は、保有個人情報の開示、訂正および利用停止の請求内容および処理結果等についてとりまとめ、記録するものとする。

2 実施状況の公表

窓口は、毎年度、前年度の実施状況として、次の事項を町のホームページに掲載すること等により公表するものとする。

(1) 保有個人情報の開示、訂正および利用停止の請求件数

(2) 開示決定等、訂正決定等および利用停止決定等の状況

(3) 不服申立ての件数

(4) 不服申立ての処理状況

(5) その他必要な事項

付 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成18年2月13日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の個人情報保護事務取扱要領(平成16年秦荘町要領)の規定によりなされた手続その他の行為は、この訓令の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。

付 則(平成24年7月9日訓令第12号)

この訓令は、平成24年7月9日から施行する。

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愛荘町個人情報保護事務取扱要領

平成18年2月13日 訓令第17号

(平成24年7月9日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第4節 情報の公開・保護等
沿革情報
平成18年2月13日 訓令第17号
平成24年7月9日 訓令第12号