○愛荘町戸籍届出に係る本人確認等事務処理マニュアル

平成18年2月13日

訓令第22号

第1条(目的)関係

本人確認等については、戸籍の虚偽の届出を防止することが最大の目的であり、仮に届出人等が本人確認証明書等の提示に応じなくても届書の記載内容に疑義がない限り、速やかに届書の受理手続を行うこととする。

第2条(対象となる届の範囲)関係

創設的届出のうち、権利義務が発生する「婚姻届」、「離婚届」、「養子縁組届」および「養子離縁届」を対象とする。なお、前述の4種類の届けであっても裁判所の許可、調停、審判または判決に基づく届出および戸籍に記載を要しない届出(国籍を有しない者同士による戸籍の届出)は、対象としない。

第3条(本人確認等の対象者)関係

届書持参者および届出人全員(養子縁組および養子離縁届に係る養親を含む。)とする。

① 15歳未満の者にあっては、法定代理人(一般に親権者)を対象とする。

② 未成年者の婚姻届にあっては、その者の保護者への本人確認等はしない。

第4条(本人確認等の方法)関係

第5条(届出人に対する確認通知)関係

第6条(本人確認等における疑義照会)関係

第7条(確認通知および本人確認に関する事項の記録)関係

(1) 本人確認の方法

① 届書持参者に対し、「届書の届出人に当該届書が提出された旨の通知を送付するが、その届出人のうち、本人確認ができた人にはその確認通知を送付しないこと」を告知する。

② 届書持参者に対し、本人確認証明書等の提示を求め、本人確認を行うが、本人確認証明書等の確認は、目視確認のみとし、本人確認証明書等のコピーや番号の転記は行わないこととする。

なお、届書持参者が本人確認証明書等の提示を拒否しても、届書の審査受理事務は行うこととする。ただし、氏名、住所は可能な限り聴取について協力を依頼する。

確認内容:届書に記載された氏名、住所、生年月日等が本人確認証明書等に記載されたものと同一であることを確認し、かつ、届出人がその証明書等に貼付されている顔写真の人物と同一の人物であることを確認する。

③ 届書持参者が届出人本人か、使者かの確認をする。

(2) 確認後処理

① 届書持参者が届出人の場合:届書の欄外余白部に「本人確認届出人印」(様式第2号)を押印し、本人確認の内容を記入する。

② 届書持参者が使者の場合:届書の欄外余白部に「本人確認届出人印」および「本人確認使者印」(様式第3号)を押印し、本人確認の内容を記入する。

(3) 本人確認による記入処理

① 届出人が来庁し、本人確認証明書等の提示で本人確認ができた場合:

記入:「本人確認届出人印」の確認者欄に確認した職員の署名または押印を、届出人欄の該当者に○印を、確認内容欄の該当者で来庁者に「来」に○印を、同じく確認した本人確認証明書の種類に○印を記入する。

【様式第2号記入例】

本人確認届出人印 夫のみが来庁し婚姻届を提出した場合

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② 届出人が来庁しているが、本人確認証明書等を持参しなかった、または本人確認証明書等の提示を拒否し、本人確認ができなかった場合:

記入:「本人確認届出人印」の確認者欄に確認した職員の署名または押印を、届出人欄の該当者に○印を、確認内容欄の該当者で来庁者に「来」に○印をし、同欄の「通知」に○印を記入する。

【様式第2号記入例】

本人確認届出人印 夫妻が来庁し婚姻届を提出した場合

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③ 複数の届出人のうち、一部の届出人のみ本人確認ができた等の場合:

ア 複数の届出人のうち、窓口で本人確認証明書等の提示で本人確認ができた人については:

記入:①と同じ記入。

イ 複数の届出人のうち、来庁しているが、本人確認証明書等を持参しなかった、または本人確認証明書等の提示を拒否した人については:

記入:②と同じ記入。

ウ 複数の届出人のうち、来庁できなかった人については:

記入:「本人確認届出人印」の確認者欄に確認した職員の署名または押印を、届出人欄の該当者に○印を、確認内容欄の該当者で「通知」に○印を記入する。

【様式第2号記入例】

本人確認届出人印 養父母が来庁し養子縁組を提出した場合

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④ 届出人が来庁できず、使者のみが来庁した場合:

記入:

「本人確認届出人印」の確認者欄に確認した職員の署名または押印を、届出人欄の該当者に○印を、確認内容欄の該当者で「通知」に○印をそれぞれ記入する。

「本人確認使者印」の確認者欄に確認した職員の署名または押印を、住所氏名欄に使者の住所氏名を、本人確認証明書等で確認しながら、あるいは口頭で聴きながら職員が記入し、かつ、確認した内容を○印で記入する。

【様式第2号記入例】

本人確認届出人印 使者が来庁し婚姻届を提出した場合

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【様式第3号例】

本人確認使者印

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⑤ 職員の執務時間外の時間帯(夜間および休日)に、宿日直員等により対象届出を受理する場合:

この場合、受付時に届書持参者が届出人か使者かのみを確認し、本人確認証明書等による本人確認は行わない。ただし、届書持参者に対し、届書の届出人あてに当該届書が提出された旨の確認通知を送付することを、チラシおよび口頭で告知し、後日届出人全員に確認通知を送付する。(届書持参者が自主的に本人確認証明書等を提示した場合でも、後日届出人全員に確認通知を送付することを告知しておくこと。)

受付時に、届書持参者が使者の場合は、届書の欄外余白部に「本人確認使者印」を押印し、使者の住所・氏名を記載すること。(「本人確認使者印」の確認欄の記載は不要)

後日押印:「本人確認届出人印」

後日記入:②または④と同じ記入

⑥ 郵送による届書の受理の場合

届出人が来庁できず、本人確認ができなかった場合に準じて取り扱う。

記入:「本人確認届出人印」の確認者欄に確認した職員の署名または押印を、届出人欄の該当者に○印を、確認内容欄の該当者で「通知」に○印を記入する。

【様式第2号記入例】

本人確認届出人印 郵送によって婚姻届が提出された場合

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(4) 本人確認等の処理照会(第6条関係)

本人確認等の結果、当該届書が虚偽であるとの疑義が認められる場合、直ちに管轄法務局にその処理について照会し、その指示により処理していくものであるが、疑義の生じた時期により以下のように対応する。

① 届書の受理前における疑義で照会するときは、法務局の指示を受け、届書の受理または不受理を決定し、処理するものとする。

② 届書の受理後で戸籍記載完了(電算化戸籍における決裁)前後における疑義で照会するときは、法務局の指示により、処理するものとする。

第8条(確認通知の内容等)関係

(1) 確認通知の作成

① 窓口で本人確認できなかった(「本人確認届出人印」で「通知」に○印のある)届出人がいる場合、当該届書原本の「本人確認届出人印」の右側に「本人確認通知経緯印」(様式第4号)を押印する。

② 窓口で本人確認できなかった(「本人確認届出人印」で「通知」に○印のある)届出人に対して、確認通知の「お知らせ」(様式第1号)を作成し、「本人確認通知経緯印」の通知日(取扱者)欄に発送日、取り扱った職員の署名または押印をし、送付する。

(2) 確認通知の送付先

送付は住民基本台帳に記録されている住所地に対して行う。(日本国内に住所を有していない場合を除く。)ただし、届出と同時もしくは同日以降に住所変更を行った場合は、前住所地に送付するものとし、届出により氏が変更する場合は、旧氏の氏名で送付する。

届書に記載された住所が、住所地でない(転入届の届出不明の)場合、届書審査時における住所地確認において「住定日」と「転入の届出日」を確認し、戸籍届出日と「転入の届出日」が同一日であるかどうかを確認し、前述によって判断する。

届書に記載された住所が、職権消除または住所不定であるために、住所地ではなく居所である場合、その居所に送付する。

(3) 送付方法

送付は、封筒で、表に「親展」を朱書きし、普通郵便とする。

(4) 返送された確認通知の処理

① あて先不明等で返送された確認通知については、原則として再送付をしない。

② 確認通知が返送された場合、

ア 返送された封筒の表に、戸籍発収印を押印し、返送日を記入する。

イ 「本人確認通知経緯印」の備考(取扱者)欄に、返送日と取り扱った職員の署名または押印をする。

ウ 返送された封筒・書面をじ、保管する。

③ なお、返送されてきた通知の保存期間は、返送されてきた日の属する年度の翌年度から起算して1年間とする。

(5) 確認通知に関して問い合わせがあった場合

「本人確認通知経緯印」の備考(取扱者)欄に、問い合わせ日・取扱者の署名または押印・問い合わせの要旨を記入する。

第9条(本人確認等後の整理および記録等)関係

届書についての、本人確認および通知経緯(使者に関する事項を含む。)等を明確にするため、戸籍の登載された電算機内の本人確認台帳に記録し、電子保管とする。本人確認台帳は、届書の「本人確認届出人印」、「本人確認使者印」または「本人確認通知経緯印」に記入された内容から、それを電算機に入力したもの(「確認通知」の返送に関すること、それへの問い合わせに関することを含む。)をもって、台帳とする。

本人確認台帳の保存期間は、当該年度の翌年度から起算して5年間とする。

付 則

この訓令は、平成18年2月13日から施行する。

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愛荘町戸籍届出に係る本人確認等事務処理マニュアル

平成18年2月13日 訓令第22号

(平成18年2月13日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第6節
沿革情報
平成18年2月13日 訓令第22号