○愛荘町電子証明書に係る事務処理手順

平成18年2月13日

訓令第25号

第1 電子証明書の新規発行申請に係る事務

【要件】

(1) 電子証明書の発行を新規に申請する場合

(2) 既存の電子証明書を失効して新たな電子証明書の発行を申請する場合

【即日発行】

●来庁者

電子証明書の発行を受ける本人(法定代理人含む。)(写真付き身分証明書持参)

●必要書類

・電子証明書新規発行/更新申請書(滋賀県電子署名に係る地方公共団体の認証業務に関する法律の施行に係る申請書等の様式を定める要領(以下「滋賀県要領」という。)様式第1号)

・申請者本人名義のICカード

・本人確認書類(別添付録①「本人確認書類一覧表」参照)(ICカードが顔写真付住基カードの場合は不要)

●主な作業

(1) 必要書類の確認を行う。

(2) 申請者に申請書を記入してもらう。

(3) 申請書を審査する。

(4) 本人確認書類で申請者の本人確認を行い、コピーを取る。

(5) 住基カード持参の場合はパスワード入力によりCS端末で住基カードの有効性と住民登録の確認をし、フロッピーディスクに基本4情報を出力する。

(6) フロッピーディスクを受付窓口端末にセットし、基本4情報を確認する。

(7) 申請者のICカードに受付窓口端末で鍵ペア生成装置認証鍵を設定する。

(8) 申請者にパスワード、鍵ペア生成装置操作方法を説明し、ICカードを返却する。

(9) 申請者からICカードを再度受け取り、受付窓口端末で申請情報を送信する。

(10) 電子証明書の発行を行う。

(11) 手数料を徴収する。

(12) ICカードの返却等を行う。

(13) 申請書などを保存し、電子証明書交付記録簿(別添付録⑨)に記入する。

●手順

(1) 必要書類の確認を行う。

(2) 申請者に申請書を記入してもらう。

① 申請者に、使用環境を確認してもらう。

・利用するパソコンのOSなどがクライアントソフトに適合するかなどを確認してもらう。

・適合しなくても電子証明書の発行は可能である。

② 申請者に申請書を渡し、記載事項を説明する。

・必要な記載箇所を指示する。

・申請者の氏名に代替文字を必要とする文字が含まれている場合、代替文字を事前に選択しておいてもらう。

③ フロッピーディスクを準備する。

・初期化され、ウィルスチェック済の専用ディスクを使用すること。

(3) 申請書を審査する。

① 記載漏れがあれば補正を求める。軽微な修正は職員が行ってもよい。

② 代替対象文字を確認する。

・対象文字があれば、申請者に代替文字の選択を求める。

・申請者が選択した代替文字が適切かどうかを判断する。(別添付録②「代替文字選択基準一覧表」参照)

・代替文字が適切でない場合は、他の文字の選択を求める。職員が選択してもよいが、申請者に十分説明し、理解を求めた上で行うこと。

(4) 本人確認書類で利用者の本人確認を行い、コピーを取る。

① 顔写真を確認する。

・身分証明書の有効期間が長いため、写真と実物の顔が照合できないなどの場合は受付不可とする。

・有効期限切れの身分証明書は不可とする。

・住所変更等が身分証明書に反映されておらず、申請書の記載とがある場合は、原則として受付できない。

② 身分証明書のコピーを取る。

・裏面などに変更事項が記載されている場合は、必ず裏面も複写する。

・本人確認書類の複写は法定義務であるので、拒否された場合は、発行申請自体の受付を不可とする。

(5) CS端末で住基カードの有効性と住民登録の確認をし、フロッピーディスクに基本4情報を出力する。

① 住基カードの有効性を確認する。

・CS端末の「広域交付」または「パスワード変更」メニューで確認する。

・申請者に暗証番号を入力させ、本人確認情報が検索できれば、カードは有効とする。

・本人確認情報が検索できない場合は、暗証番号まちがいまたはカードの運用状況が一時停止・廃止になっているケースが考えられるので、「カード発行履歴照会」メニューから確認を行うこと。

・暗証番号忘れなどの場合は、住基カード暗証番号再設定の手続などを行うこともできる。(別途住基カードの手続として行う。)

② 基本4情報、住基カードの有無欄を確認し、フロッピーディスクに出力する。

・「本人確認情報検索」メニューで申請者の4情報を入力し、本人確認情報を検索する。このとき、市町村名まで必ず入力すること。

・申請書の記載内容と本人確認情報が一致し、かつ、住基カード有無欄が「有」であれば、フロッピーディスクをセットして「公的認証」ボタンを押す。

・フロッピーディスクを取り出して、CS端末をログオフする。

③ 住基カード有無欄が「無」の場合

・カードの運用状況が一時停止・廃止になっているケースが考えられるので、「カード発行履歴照会」メニューから確認を行う。

・カードが運用中でなければ電子証明書の発行はできない(別添付録③「電子証明書と住基カードの有効性相関一覧表」参照)ので、一時停止の場合は、一時停止解除の手続を行う。廃止になっているカードは、住民基本台帳法上返納の義務があるため返納を求め、再度住基カードを交付する。

(6) フロッピーディスクを受付窓口端末にセットし、基本4情報を確認する。

① フロッピーディスクから4情報を読み出す。

・フロッピーディスクを受付窓口端末にセットした後、「電子証明書 発行」メニューにログインする。

・画面に表示された4情報と申請書の内容を確認する。

② 代替文字の確認・入力を行う。

・代替対象文字があれば、文字が「●」で表示されるので、代替文字を入力する。

・「●」表示があるのに申請書に代替文字の記載がない場合は、申請者に代替文字の選択を求める。逆に、申請者が代替文字を記入しているのに画面で「●」表示になっていない場合は、代替対象文字ではないので、代替文字を使用することはできない。

(7) 申請者のICカードに受付窓口端末で鍵ペア生成装置認証鍵を設定する。

・申請者のカードを受付窓口端末のリーダライタに挿入し、正常に設定処理が終了すれば、カードが排出される。

・「二重発行」の警告が出た場合は、今回の申請を取りやめて現在の電子証明書を継続して使用するか、失効申請して新しい電子証明書の発行を受けるか選択してもらう。

(8) 申請者にパスワード、鍵ペア生成装置操作方法を説明し、ICカードを返却する。

・申請者に「操作説明書」(別添付録④)を提示しながら説明する。

・鍵ペア生成装置の操作は、原則として申請者本人が行う。

・操作が困難な場合は、職員が手伝ってもよいが、パスワードの設定はできる限り本人に行ってもらうことが望ましい。

・電子証明書の発行を受けるのが初めての場合は、「初期パスワード」を入力するが、2度目以降の発行で、既存の電子証明書を格納していたカードと同一のICカードを使用するときは、設定済のパスワードが有効となる。

(9) 申請者からICカードを再度受け取り、受付窓口端末で申請情報を送信する。

・送信後、「電子証明書の写し」が2枚印刷される。

・電子証明書をICカードに記録してしまうと、写しの再印刷ができなくなるので注意すること。

(10) 電子証明書の発行を行う。

① 申請者に「電子証明書の写し」を見せて、内容を確認してもらう。

・内容に誤りがある場合は、電子証明書を職権失効して、再度CS端末からの4情報取得からやり直す。

・職権失効した場合は、申請書の記入欄に必ず記入する。

② 写しの内容が正しければ、電子証明書をICカードに記録する。

(11) 手数料を徴収する。

手数料徴収の詳細は、別途定める。

(12) ICカードの返却等を行う。

① ICカード、電子証明書の写し(2枚印刷されたうちの1枚)、「電子証明書の利用のご案内」、「電子証明書の発行を受けられたお客様へ」、「クライアントソフト」、「利用者クライアントソフトインストール時の留意事項について(お知らせ)」の6点を申請者に渡す。

② 申請書の受領等確認欄に申請者の署名をもらう。

③ 申請者に「申請者用確認書」(別添付録⑤)を渡す。

(13) 申請書などを保存し、電子証明書交付記録簿(別添付録⑨)に記入する。

・申請書、本人確認書類のコピー、電子証明書の写しは、13年間保存する。

・職権失効した電子証明書の写し1枚も同様に13年間保存する。

・複写に失敗した用紙、職権失効した電子証明書の写しの残り1枚など、不要な書類は裁断処分する。

・フロッピーディスクは、悪意によるウィルスの混入などを避けるため、施錠保管する。

・電子証明書発行件数、職権失効件数を電子証明書交付記録簿(別添付録⑨)に記入する。

【照会書送付依頼】

●来庁者

電子証明書の発行を受ける本人(法定代理人含む。)(写真付き身分証明書を持参していない。)

任意代理人

●必要書類

・電子証明書新規発行/更新申請書(滋賀県要領様式第1号)

・本人の場合:

住所・氏名の記載された身分証明書(健康保険証など)

ただし、複写後返却

・任意代理人の場合:

委任状、代理人の身分証明書(写真付きでなくても可)

ただし、複写後返却

●主な作業

(1) 必要書類の確認を行う。

(2) 来庁者に申請書を記入してもらう。

(3) 申請書を審査する。

(4) 既存住基端末で申請者の実在性を確認する。

(5) 照会書発送について来庁者に説明する。

(6) 照会書を作成し、発送する。

(7) 申請書を保管する。

●手順

(1) 必要書類の確認を行う。

・健康保険証などの提示がないことを理由にあくまで手続を拒否することはできないが、本人性の確保のため、協力を求める。

・健康保険証がない場合は、公共料金の領収証など、住所と氏名の記載された書類であれば認める。

・代理人の場合も、委任状および身分証明書の提示がないことを理由にあくまで手続を拒否することはできないが、代理権の授与を確認し、手続の正当性を確保するため、協力を求める。

(2) 来庁者に申請書を記入してもらう。

① 来庁者に、使用環境を確認してもらう。

・利用するパソコンのOSなどがクライアントソフトに適合するかなどを確認してもらう。

・適合しなくても電子証明書の発行は可能である。

② 来庁者に申請書を渡し、記載事項を説明する。

・必要な記載箇所を指示する。

・申請者の4情報と連絡先だけ記入し、残りの部分は申請時(回答書持参時)に記入することとしてもよい。

・代理人の場合は、代理人欄にも記入してもらう。

(3) 申請書を審査する。

・記載漏れがあれば補正を求める。軽微な修正は職員が行ってもよい。

(4) 既存住基端末で申請者の実在性を確認する。

・照会書の発送先となる申請書記載の住所・氏名を確認する。

(5) 照会書発送について来庁者に説明する。

① 回答書を本人が持参する場合

・次回来庁時には、回答書とともに住所・氏名の記載のある身分証明書(健康保険証など)を持参してもらうよう伝える。

② 回答書を代理人が持参する場合

・次回来庁時には、回答書、本人名義の住基カード、委任状(本人の実印押印。別添付録⑥)、本人の印鑑登録証明書、代理人の身分証明書(写真付きのみ)、パスワード記入用紙(住基カードのパスワードも記入されていること。別添付録⑦)を厳重に封緘した封筒を持参してもらうよう伝える。

・委任状、パスワード記入用紙については、必要事項を満たしていれば、任意の様式で差し支えない。

・パスワードについては、不備があれば手続ができないため、丁寧に説明を行うこと。

(6) 照会書を作成し、発送する。

・電子証明書に係る申請等照会書兼回答書(様式第1号)を使用する。

・有効期限は、申請日から1箇月後とする。1箇月後が閉庁日の場合は、翌開庁日とする。

(7) 申請書を保管する。

【回答発行・本人】

●来庁者

電子証明書の発行を受ける本人(法定代理人含む。)(回答書持参)

●必要書類

・回答書

・申請者本人名義のICカード

・住所・氏名の記載された身分証明書(健康保険証など)

●主な作業

(1) 必要書類の確認を行う。

(2) 回答書の記載内容を照合し、フロッピーディスクを準備する。

(3) 申請書を審査する。

(4) 住所・氏名の記載された身分証明書(健康保険証など)のコピーを取る。

(5) 【即日発行】の(5)以降に同じ。

●手順

(1) 必要書類の確認を行う。

・健康保険証などの提示がないことを理由にあくまで手続を拒否することはできないが、本人性の確保のため、協力を求める。

・健康保険証がない場合は、公共料金の領収証など、住所と氏名の記載された書類であれば認める。

(2) 回答書の記載内容を照合し、フロッピーディスクを準備する。

(3) 申請書を審査する。

※照会書送付依頼時に一通り確認していても、再度審査すること。

① 記載漏れがあれば補正を求める。軽微な修正は職員が行ってもよい。

② 回答書の住所・氏名を申請書と照合する。

③ 代替対象文字を確認する。

・対象文字があれば、申請者に代替文字の選択を求める。

・申請者が選択した代替文字が適切かどうかを判断する。(別添付録②「代替文字選択基準一覧表」参照)

・代替文字が適切でない場合は、他の文字の選択を求める。職員が選択してもよいが、申請者に十分説明し、理解を求めた上で行うこと。

(4) 住所・氏名の記載された身分証明書(健康保険証など)のコピーを取る。

・即日発行の際の本人確認書類の複写とは異なり、法定の義務はないので、複写を拒否された場合は省略しても差し支えない。

(5) 【即日発行】の(5)以降に準じる。

【回答発行・代理人】

●来庁者

電子証明書の発行を受ける本人(法定代理人含む。)の任意代理人

●必要書類

・回答書

・申請者本人名義のICカード

・委任状(本人の実印押印)

・本人の印鑑登録証明書

・代理人の身分証明書(別添付録①「本人確認書類一覧表」参照)

・パスワード記入用紙(封緘されていること。)

●主な作業

(1) 必要書類の確認を行う。

(2) 回答書の記載内容を照合し、フロッピーディスクを準備する。

(3) 申請書を審査する。

(4) 代理人の本人確認書類で本人確認を行い、コピーを取る。

(5) 【即日発行】の(5)以降に同じ。(一部異なる部分は以下の手順(5)に記載)

●手順

(1) 必要書類の確認を行う。

① 本人の住基カードは、顔写真付き、顔写真なしどちらでも差し支えない。

② 回答書は、確かに本人が署名しているか確認する。

③ 委任状は、本人が署名し、実印が押印されているか確認する。

④ 印鑑登録証明書の印影が委任状の印影と同一か、証明書の発行年月日は過去3箇月以内かを確認する。

⑤ 代理人の身分証明書は、官公署発行の写真付きのものしか認められない。(顔写真付き住基カードでもよい。)

⑥ パスワード記入用紙別添付録⑦を入れた封筒に開封した痕跡が認められる場合は、受付不可とする。

・代理人に見られないように開封し、記入されたパスワードを確認する。

・桁数、使用文字など、パスワードとして適切かどうかを判断し、不適切であれば受付不可とする。

(2) 回答書の記載内容を照合し、フロッピーディスクを準備する。

(3) 申請書を審査する。

※照会書送付依頼時に一通り確認していても、再度審査すること。

① 記載漏れがあれば補正を求める。軽微な修正は職員が行ってもよい。

② 回答書の住所・氏名を申請書と照合する。

③ 代替対象文字を確認する。

・対象文字があれば、申請者(任意代理人)に代替文字の選択を求める。

・申請者(任意代理人)が選択した代替文字が適切かどうかを判断する。(別添付録②「代替文字選択基準一覧表」参照)

・代替文字が適切でない場合は、他の文字の選択を求める。職員が選択してもよいが、申請者に十分説明し、理解を求めた上で行うこと。

※代理人による補正が不適当と判断される内容であれば、受付を不可とする。

(4) 代理人の本人確認書類で本人確認を行い、コピーを取る。

【即日発行】の手順(4)に準じる。

(5) 次の場合を除き、【即日発行】の(5)以降に準じる。

① 住基カードの暗証番号照合は、原則として本人が記入したパスワード記入用紙別添付録⑦に書かれた暗証番号を職員が入力する。

・代理人が本人から任意に暗証番号を託されてきた場合は、暗証番号の照合を行って差し支えない。

② 住基カード有無欄が「無」の場合は、一律受付を不可とする。

③ ICカードに認証鍵等を設定する際、「二重発行」の警告が出た場合は、一律受付を不可とする。

④ 鍵ペア生成の際、パスワード入力は職員が行い、代理人にパスワードを知られることのないよう注意する。また、電子証明書をICカードに記録した後は、パスワード記入用紙別添付録⑦を裁断処理する。

【法定代理人による手続】

(1) 電子証明書の発行を受けようとする者が15歳未満の未成年者または成年被後見人である場合は、本人と法定代理人が同行し本人申請をした場合においては、手続を行うことができる。

(2) 来庁者が代理権を有する者であることを確認するため、以下の書類を提出させるものとする。

① 本人が15歳未満の未成年者の場合

・本人の戸籍謄本(戸籍全部事項証明書)または抄本(戸籍個人事項証明書)。ただし、本人の本籍地が本町にある場合は、法定代理人に戸籍謄本(戸籍全部事項証明書)または抄本(戸籍個人事項証明書)の提出を求めず、職員が戸籍簿で確認する。

② 本人が成年被後見人である場合

・成年後見登記に関する証明書等

(3) 法定代理人の本人確認は、申請者または利用者の本人確認に準じる。

第2 電子証明書の更新申請に係る事務

【要件】

現在発行を受けている電子証明書の有効期間満了まで3箇月未満である場合

●必要書類

・電子証明書新規発行/更新申請書(滋賀県要領様式第1号)

・現在発行を受けている電子証明書が記録された利用者本人名義のICカード

・新しい電子証明書を住基カードと別のカードに記録したい場合は、そのICカード

・本人確認書類(別添付録①「本人確認書類一覧表」参照)または回答書+住所・氏名の記載された身分証明書(持参したICカードが顔写真付き住基カードの場合は不要)

※代理人手続については、新規発行に準じる。

●主な作業

(1) 更新条件、必要書類の確認を行う。

(2) 利用者に申請書を記入してもらう。

(3) 申請書を審査する。

(4) 本人確認書類で利用者の本人確認を行い、コピーを取る。

(5) CS端末で住基カードの有効性と住民登録の確認を行う。

(6) 受付窓口端末で更新の確認を行う。

(7) 利用者に鍵ペア生成装置操作方法を説明し、ICカードを返却する。

(8) 利用者からICカードを再度受け取り、受付窓口端末で申請情報を送信する。

(9) 新しい電子証明書の発行を行う。

(10) 手数料を徴収する。

(11) ICカードの返却等

(12) 申請書などを保存し、電子証明書交付記録簿(別添付録⑨)に記入する。

●手順

(1) 更新条件、必要書類の確認を行う。

① 旧電子証明書の有効期間が残り3箇月以上ある場合は、更新手続をとりやめて旧電子証明書を継続して使用するか、旧電子証明書の失効申請と新規発行申請をしてもらう。この場合、残存する有効期間は消滅し、発行日から3年になる。

② 旧電子証明書を格納したカードを持参していない場合は、更新手続はできない。カードを取りに帰ってもらうか、旧電子証明書の失効申請と新規発行申請をしてもらう。この場合、残存する有効期間は消滅し、発行日から3年になる。

(2) 申請者に申請書を記入してもらう。

・代替対象文字を含む者が、前回と違う代替文字を使用したい場合は、更新手続はできないので、旧電子証明書の失効申請と新規発行申請をしてもらう。

(3) 申請書を審査する。

・新規発行【即日発行】手順(3)に準じる。

(4) 本人確認書類で利用者の本人確認を行い、コピーを取る。

・新規発行【即日発行】手順(4)に準じる。

(5) CS端末で住基カードの有効性と住民登録の確認を行う。

・新規発行【即日発行】手順(5)に準じる。ただし、利用者の基本4情報は旧電子証明書から引き継ぐため、CS端末からフロッピーディスクへの出力は行わない。

(6) 受付窓口端末で更新の確認を行う。

① 二重発行の警告が出た場合は、有効期間が残り3箇月以上あるので、手順(1)更新条件の確認①に戻る。

② ICカードに電子証明書が格納されていない場合は、格納された別のカードを持参していればカードを替えてやり直す。持参していない場合は、手順(1)更新条件の確認②に戻る。

③ ICカードを読み込めない場合は、ICカードの不適合または故障の疑いがある。住基カード以外のカードの場合は、本サービスで使用可能なカード一覧を確認し、必要に応じてICカード発行元へ問い合わせるよう案内する。

(7) 申請者に鍵ペア生成装置操作方法を説明し、ICカードを返却する。

・新規発行【即日発行】手順(8)に準じる。ただし、パスワードの説明は、求められなければあえて行う必要はない。

(8) 申請者からICカードを再度受け取り、受付窓口端末で申請情報を送信する。

(9) 新しい電子証明書の発行を行う。

(10) 手数料を徴収する。

(11) ICカードの返却等

(12) 申請書などを保存し、電子証明書交付記録簿(別添付録⑨)に記入する。

・新規発行【即日発行】手順(9)~(13)に準じる。

第3 電子証明書の失効申請に係る事務

【要件】

(1) 現在発行を受けている電子証明書の失効を希望する場合(オンライン申請も可能。ここでは、本町の窓口に来庁する場合の事務処理について定める。)

(2) カードの紛失などにより、カードに記録された秘密鍵の漏えいの危険性がある場合

●必要書類

・電子証明書失効申請書/秘密鍵等漏えい届出書(滋賀県要領様式第2号)

・現在発行を受けている電子証明書が記録された利用者本人名義のICカード(希望失効の場合)または当該電子証明書の写し(いずれも持参しない場合も受付可)

・本人確認書類(別添付録①「本人確認書類一覧表」参照)または回答書+住所・氏名の記載された身分証明書(ICカードが顔写真付住基カードの場合は不要)

※代理人手続については、新規発行に準じる。

●主な作業

(1) 必要書類の確認を行う。

(2) 利用者に申請書を記入してもらう。

(3) 申請書を審査する。

(4) 本人確認書類で利用者の本人確認を行い、コピーを取る。

(5) 受付窓口端末で利用者を検索する。

(6) 受付窓口端末で申請情報を送信する。

(7) ICカードの返却等を行う。

(8) 申請書などを保存し、電子証明書交付記録簿(別添付録⑨)に記入する。

●手順

(1) 必要書類の確認を行う。

(2) 利用者に申請書を記入してもらう。

・失効事由が漏えいに関する場合、具体的に状況を記入する。明確でない場合には、必要に応じ利用者に質問等をし、その内容を記録することが適当である。

・電子証明書の写しを持参している場合は、シリアル番号も記入してもらう。

・カード、写しともに持参していない場合は、CS端末から基本4情報を取得するので、フロッピーディスクを準備する。

(3) 申請書を審査する。

・記載漏れがあれば補正を求める。軽微な修正は職員が行ってもよい。

(4) 本人確認書類で利用者の本人確認を行い、コピーを取る。

・新規発行【即日発行】手順(4)に準じる。

(5) 受付窓口端末で利用者を検索する。

① 電子証明書が格納されたICカードを持参している場合

・「電子証明書 失効」メニューにログインし、「ICカード」ボタンを押す。

・ICカードをリーダライタに挿入し、表示された利用者情報と申請書の記載内容を照合する。

② ICカードは持参していないが、シリアル番号がわかる場合

・「電子証明書 失効」メニューにログインし、「シリアル番号」ボタンを押す。

・シリアル番号を入力し、表示された利用者情報と申請書の記載内容を照合する。

※利用者が電子証明書の写しを持参していない場合でも、本町で保存している電子証明書の写しからシリアル番号が判明する場合は、それを利用して差し支えない。

③ ICカードも持参しておらず、シリアル番号も不明の場合

・CS端末の「本人確認情報検索」メニューで利用者の基本4情報を入力し、表示された本人確認情報と申請書の記載内容を照合する。

・正しければ、フロッピーディスクをセットして「公的認証」ボタンを押す。

・フロッピーディスクを取り出して、CS端末をログオフする。

・「電子証明書 失効」メニューにログインし、フロッピーディスクを受付窓口端末にセットしてから「その他」ボタンを押す。

・表示された利用者情報と申請書の記載内容を照合する。

④ 利用者検索後、失効事由を選択する。

(6) 受付窓口端末で申請情報を送信する。

・「電子証明書失効申請受理通知」が2枚印刷される。

(7) ICカードの返却等を行う。

① 「電子証明書失効申請受理通知」の2枚のうち1枚を交付する。

② ICカードを持参していた場合は、カードを返却する。

・引き続き公的個人認証サービスの利用を希望する場合は、電子証明書の新規発行を行う。

・サービスの利用を止める場合、失効申請後もICカードに電子証明書と秘密鍵が記録されたまま残存しているので、消去したい場合は電子証明書等消去申請の必要があることを説明する。

・ICカードを持参していなかった場合も、失効申請後もICカードに電子証明書と秘密鍵が記録されたまま残存しているので、消去したい場合は、改めてカードを持参して来庁し、電子証明書等消去申請の必要があることを説明する。

(8) 申請書などを保存し、電子証明書交付記録簿(別添付録⑨)に記入する。

・申請書、本人確認書類のコピー、電子証明書失効受理通知は、10年間保存する。

・複写に失敗した用紙など、不要な書類は裁断処分する。

・フロッピーディスクを使用した場合は、施錠保管する。

・失効件数を電子証明書交付記録簿(別添付録⑨)に記入する。

第4 公的個人認証サービス用パスワードの初期化/ロック解除/パスワード変更/電子証明書等消去申請に係る事務

【要件】

(1) パスワードの初期化:ICカードに設定した公的個人認証サービス用パスワード忘失等により、再設定する必要がある場合

(2) ロック解除:ICカードに設定した公的個人認証サービス用パスワード入力を連続して5回誤ったことによりかかったロックを解除する必要がある場合

(3) パスワード変更:ICカードに設定した公的個人認証サービス用パスワードを変更したい場合(旧パスワードを覚えている場合に限る。また、オンライン申請も可能。ここでは、本町の窓口に来庁する場合の事務処理について定める。)

(4) 電子証明書等消去:ICカードに記録された失効した電子証明書および秘密鍵を消去したい場合

●必要書類

・公的個人認証サービスパスワード初期化/ロック解除/パスワード変更/電子証明書等消去申請書(様式第2号)

・現在発行を受けている電子証明書(電子証明書等消去申請にあっては、失効した電子証明書)が記録された利用者本人名義のICカード

・本人確認書類(別添付録①「本人確認書類一覧表」参照)または回答書+住所・氏名の記載された身分証明書(ICカードが顔写真付き住基カードの場合は不要)

※代理人手続については、新規発行に準じる。

●主な作業

(1) 必要書類の確認を行う。

(2) 利用者に申請書を記入してもらう。

(3) 申請書を審査する。

(4) 本人確認書類で利用者の本人確認を行い、コピーを取る。

(5) CS端末で住基カードの有効性と住民登録の確認を行う。

(6) ICカードに設定処理を行う(パスワード変更申請を除く。)。

(7) 利用者に鍵ペア生成装置の操作方法を説明し、ICカードを返却する。

(8) 申請書などを保存する。

●手順

(1) 必要書類の確認を行う。

① パスワード変更の場合は、現在使用しているパスワードを覚えているかどうか確認する。覚えていなければ、初期化申請を行うよう案内する。

② 電子証明書等消去の場合は、当該電子証明書が失効しているかどうか確認する。失効していない場合は、先に失効申請を行うよう案内する。

(2) 利用者に申請書を記入してもらう。

(3) 申請書を審査する。

(4) 本人確認書類で利用者の本人確認を行い、コピーを取る。

・新規発行【即日発行】手順(4)に準じる。

(5) CS端末で住基カードの有効性と住民登録の確認を行う。

・新規発行【即日発行】手順(5)に準じる。

・ただし、利用者の基本4情報のCS端末からフロッピーディスクへの出力は行わない。

・住基カード有無欄が「無」の場合であっても、カードに記録された電子証明書が失効していない限り継続して使用可能であるが、利用者にその理由を確認し、カードの紛失・盗難等を理由に一時停止・廃止処理がされている場合は、記録された秘密鍵漏えいの危険性があるので、慎重な対応が必要である。

(6) ICカードに設定処理を行う。

① パスワード初期化の場合は、「その他業務」メニューにログインし、「パスワード初期化」ボタンを押す。

② ロック解除の場合は、「その他業務」メニューにログインし、「ロック解除」ボタンを押す。

③ パスワード変更の場合は、ICカードに設定を施す必要がないため、受付窓口端末での操作は不要である。

④ 電子証明書等消去の場合は、当該電子証明書が失効していることを確認した上で、認証鍵を設定する。

・「電子証明書 失効」メニューにログインし、「ICカード」ボタンを押す。

・ICカードを挿入し、利用者の4情報が画面に表示されれば、その電子証明書は有効であるため、消去を希望する場合は、前提として失効申請が必要である。失効処理を中止し、電子証明書失効申請を行わせる。

・エラーが出て利用者の4情報が表示されなければ、当該電子証明書は失効しているので、失効処理を中止し、「その他業務」メニューにログインし、「認証鍵等設定」を選択する。

(7) 利用者に鍵ペア生成装置の操作方法を説明し、ICカードを返却する。

① パスワード初期化の場合は、「パスワード変更」のメニューで、新規発行時と同じく初期パスワードを入力した後でパスワードを再設定する。

② ロック解除の場合は、確かにロックが解除されていることを利用者本人に確認してもらう。

・「パスワード変更」のメニューで現在使用しているパスワードを入力してもらう。

・正しく照合されれば、ロックが解除され、現在使用しているパスワードが正しく機能しているので、パスワード変更手続を「中止」する。

・正しく照合されない場合は、利用者の覚えているパスワードが間違っている可能性があるため、パスワード初期化申請により、再設定を行う。

③ パスワード変更の場合は、「パスワード変更」メニューで、旧パスワードと新たに設定したいパスワードとを入力する。

④ 電子証明書消去の場合は、「鍵ペア、電子証明書の消去」メニューで消去を実行する。

(8) 申請書などを保存する。

・申請書、本人確認書類のコピーは、10年間保存する。

・複写に失敗した用紙など、不要な書類は裁断処分する。

第5 認証業務情報の開示および訂正等の請求受付に係る事務

【要件】

(1) 開示請求:利用者が自己の電子証明書に係る認証業務情報の開示を求める場合

(2) 訂正等請求:利用者が自己の電子証明書に係る認証業務情報の訂正を求める場合

●必要書類

・認証業務情報開示請求書/認証業務情報訂正等請求書(指定認証機関が定める様式を使用)

・本人確認書類(別添付録①「本人確認書類一覧表」参照)または回答書+住所・氏名の記載された身分証明書

※代理人手続については、新規発行に準じる。

●主な作業

(1) 必要書類の確認を行う。

(2) 請求者に請求書を記入してもらう。

(3) 請求書を審査する。

(4) 本人確認書類で請求者の本人確認を行い、コピーを取る。

(5) CS端末で請求者の実在性確認を行う。

(6) 請求書を複写し、原本を指定認証機関に送付する。

(7) 請求書の写しなどを保存する。

●手順

(1) 必要書類の確認を行う。

・請求者は、現在電子証明書の発行を受けている者のほか、過去に発行を受けていた者でもよい。

(2) 請求者に請求書を記入してもらう。

・過去に発行を受けていた電子証明書の認証業務情報の開示・訂正等を求める場合には、わかる範囲で当時の基本4情報を記載してもらう。

(3) 請求書を審査する。

(4) 本人確認書類で請求者の本人確認を行い、コピーを取る。

(5) CS端末で請求者の実在性確認を行う。

・かつて日本国籍を有していた時に電子証明書の発行を受けており、その後国籍離脱等により現在外国籍の者も請求が可能であるが、住民票が消除されてから5年以上経過している場合は、住基データの確認ができないため、除籍、現存していれば戸籍の附票などでできる限りの実在性確認を行う。

(6) 請求書を複写し、原本を指定認証機関に送付する。

・個人情報を含む書類を郵送することとなるので、取扱いには十分注意し、請求書は厳重に封緘すること。

(7) 請求書の写しなどを保存する。

・写しには、送付日を記入する。

・請求書の写し、本人確認書類のコピーは、10年間保存する。

・複写に失敗した用紙など、不要な書類は裁断処分する。

第6 電子証明書に係る統計処理および報告に関する事務

(1) 電子証明書の交付について電子証明書交付記録簿(別添付録⑨)を作成し、交付の状況を記録するものとする。

(2) 手続誤り等による職権失効を行った場合は、当該電子証明書の写しの1枚及び電子証明書失効申請受理通知書を新規発行/更新申請書とともに保存するとともに、電子証明書交付記録簿(別添付録⑨)に記録する。

(3) 電子証明書交付記録簿(別添付録⑨)の記録内容は、月次で集計を行う。

(4) 本町と指定認証機関との間で発行総数の照合は、電子証明書交付記録簿(別添付録⑨)の記録内容および集計結果を元に行う。

第7 電子証明書の新規発行、更新に係る手数料に関する事務

(1) 申請者または利用者からの電子証明書発行手数料の徴収

・滋賀県からの事務委任により、利用者に所定の発行手数料を請求し、領収証またはレシートを発行する。

(2) 現金の保管

・本町の財務規則の規定に基づき保管するものとする。

(3) 指定認証機関への電子証明書発行手数料の納付

① 指定認証機関から送付される手数料振込書を受領し、内容を確認する。

② 手数料振込書にて請求された金額と、電子証明書交付記録簿(別添付録⑨)の記録内容および集計結果と照合し、齟齬がないかを確認する。

③ 齟齬がある場合には調査を行い、必要に応じて都道府県知事または指定認証機関に問い合わせる等、問題の解消に努める。

④ 指定認証機関から請求された発行手数料の総額を所定の口座に振り込む。

第8 受付窓口端末等の管理

(1) 認証業務を行う職員は、住基CS端末を取り扱う権限のある職員に限定し、すべてシステム操作者として受付窓口端末に登録しなければならない。

(2) システム操作者は、ユーザーIDおよびパスワードは適時変更し他に知られないように管理しなければならない。

(3) 受付窓口端末および鍵ペア生成装置等については適正な管理を行い、障害が発生した場合は当該機器の保守業者に連絡し、復旧に努めなければならない。

(4) クライアントソフトに問題がある場合には、都道府県知事または指定認証機関に連絡する。

(5) その他受付窓口端末機器等を安全かつ安定的に利用可能とするため、適切な運用管理を行うこととする。

第9 利用者の責めによらない電子証明書の失効に係る通知に関する事務

【要件】

異動等失効情報によって電子証明書が失効し、原因となった異動事由が利用者の責めによるものでなく、利用者が失効の事実を知らない場合

(1) 次の場合は、利用者に対し、電子証明書失効通知書(別添付録⑧)により、発行を受けている電子証明書が失効した旨を通知する。

・認証業務情報の元となった住基データが職員の誤入力により誤っていたことを発見し、職権により修正した場合

・住居表示の実施および変更により利用者の住所に変動を生じた場合

・戸籍事務の電算化による氏名の文字が正字化された場合

・住所に含まれる方書について、集合住宅名の変更等の処理を転居届を徴することなく職権で行った場合

・その他利用者の申請・届出等によらない理由で電子証明書が失効したことを知った場合

(2) 上記の処理を円滑に行うため、本町の住民基本台帳に記録されている者のうち、電子証明書の発行を受けている者について把握するよう対策を講じるものとする。

付 則

この訓令は、平成18年2月13日から施行する。

付 則(平成24年7月9日訓令第16号)

この訓令は、平成24年7月9日から施行する。

付録

① 本人確認書類一覧表

② 代替文字選択基準一覧表

③ 電子証明書と住基カードの有効性相関一覧表

④ 操作説明書(パスワードについての注意事項/鍵ペア生成装置の使い方)

⑤ 申請者用確認書

⑥ 委任状

⑦ パスワード記入用紙

⑧ 電子証明書失効通知書

⑨ 電子証明書交付記録簿

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愛荘町電子証明書に係る事務処理手順

平成18年2月13日 訓令第25号

(平成24年7月9日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第6節
沿革情報
平成18年2月13日 訓令第25号
平成24年7月9日 訓令第16号