○愛荘町職員旧姓使用取扱規程

平成24年4月1日

訓令第4号

(趣旨)

第1条 この訓令は、職員が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)により戸籍上の氏を改めた後も、婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を文書等に使用することに関し、必要な事項を定めるものとする。

(旧姓の使用)

第2条 職員は、法令および条例等の規定に反するおそれのない、専ら組織内部で使用している文書等について、職務上または事務処理上著しい支障を生じないものに限り、旧姓を使用することができる。

(旧姓使用を使用できる文書等)

第3条 旧姓を使用できる文書等の基準および旧姓を使用させることができない文書等の基準は別表に掲げるとおりとする。

(旧姓使用の承認の申請)

第4条 職員は、旧姓を使用しようとするときは、町長の承認を受けなければならない。

2 職員は、前項の承認を受けようとするときは、婚姻等により戸籍上の氏を改めたため愛荘町職員服務規程(平成19年愛荘町訓令第24号)第5条に規定する氏名、住所変更届を届ける際に、またはその届出の後速やかに、旧姓使用承認申請書(様式第1号)を町長に届出なければならない。

(旧姓使用の承認等)

第5条 町長は、前条第2項の申請書の提出があった場合において、職務遂行上または事務処理上支障がないと認めるときは、旧姓の使用を承認するものとする。ただし、町長は特別の必要があると認めるときは、別表に掲げる文書等のうち一部のものについて、旧姓の使用をしないことができる。

2 町長は、前項の規定により旧姓の使用を承認したときは、旧姓使用承認通知書(様式第2号)により、その旨を所属長を経由して、旧姓使用の承認をした職員に通知するものとする。

(承認の取消し)

第6条 町長は、前条の規定により旧姓の使用を承認した後において、当該承認を受けた者(以下「旧姓使用者」という。)の旧姓の使用が、職務遂行上または事務処理上支障があると認めるときは、当該旧姓使用者に係る旧姓の使用の承認を取り消すことができる。

(旧姓使用の中止)

第7条 旧姓使用者は、旧姓の使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届(様式第3号)を町長に提出しなければならない。

(旧姓使用者の責務)

第8条 旧姓使用者は、旧姓の使用にあたり、常に町民または職員に混乱が生じないよう努めなければならない。

2 所属長は、所属職員の旧姓の使用に関し適切な運用が図られるよう努めなければならない。

(書類の届出)

第9条 この訓令に基づき町長に提出すべき書類は、所属長を経て総務課長に提出するものとする。

(その他)

第10条 この訓令に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、町長が別に定める。

付 則

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

別表(第3条関係)

1 旧姓を使用することができる文書等の基準

基準

主な文書等の例示

1 氏名が記載されているのみで、対外的に効果を生じないもの

・名札、名刺

・職員配置図

2 専ら組織内部で使用している文書等で、容易に職員の同一性を確認できる内容のもの

・起案文書、決裁文書

・支出負担行為書および支出命令書

・事務分掌表

・人事異動内示

・職場での呼称

3 職員の権利義務に関する文書等のうち、職員の同一性の確認が容易にでき、旧姓使用を原因とする係争のおそれがない内容もの

・出勤簿、休暇簿

・職務専念義務免除申請等

4 公権力の行使を伴うものなどで、職・氏名を明らかにする必要があるもの(戸籍上の氏と旧姓の両方を併記すること)

・職員証

・徴税吏員証

・時間外勤務命令、週休日、休日等の振替簿

2 旧姓を使用することができない文書等の基準

基準

主な文書等の例示

1 職員の身分関係や権利義務に係る文書等で、法令等に根拠があり、または法令等の基づく事務処理等に与える影響が大きいもの

・宣誓書

・辞令書

・育児休業関係書類

・共済組合関係書類(組合員証を含む。)

2 行政処分、行政指導等に関するもの

・処分関係書類

3 給与や旅費の支給事務で、税金の源泉徴収や銀行口座の氏名等との整合性を図る必要があるものおよび電算システムの変更が必要となるもの

・給与関係の届出、報告文書等

・人事給与関係書類

・出張命令書

・支出命令書の請求書、資金前途請求書―

4 上記のほか町長が適当と認めない文書


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愛荘町職員旧姓使用取扱規程

平成24年4月1日 訓令第4号

(平成24年4月1日施行)