○愛荘町職員メール配信システム管理運用要綱

平成25年8月1日

告示第46号

(目的)

第1条 災害または災害が発生する恐れがある場合、あるいは職員の非常招集が必要な場合(以下「災害等」という。)に職員への連絡・指示・招集等を円滑かつ効率的に行うため電子メールシステムとして運用することを目的とする。

(用語の定義)

第2条 本要綱で定める用語の定義は各号のとおりとする。

(1) 職員メール配信システム 登録された電子メールアドレスに対し自動的に電子メールを配信するためのシステム。

(2) 電子メール 携帯電話等の電子メール。ただし、携帯電話番号に対して配信する電子メールは除く。

(3) 電子メールアドレス 携帯電話等の電子メールのうち個人を特定するための固有の配信元または着信元。

(4) ドメイン 電子メールアドレスのうち、組織を特定する英数字の組み合わせ。

(対象職員)

第3条 本要綱で対象とする職員は、愛荘町職員とし、非常勤職員および嘱託職員ならびに臨時職員は除く。

(管理)

第4条 職員メール配信システム(以下「配信システム」という。)の管理は総務課が所管する。

2 配信システムの管理者は、総務課長をもってあてる。

3 配信システムの操作に必要なパスワードを適正に管理するものとする。

(操作)

第5条 配信システムの操作は、システム管理者の指示を受けた総務課職員(以下「担当職員」という。)が行う。

(配信システムへの登録)

第6条 第3条の対象職員はシステム管理者の指示する方法により職員の所持する電子メールアドレス等を登録しなければならない。

2 携帯電話を不所持または携帯電話に電子メール機能を有していない職員はその旨システム管理者に届け出るものとする。

3 システム管理者は、前項の届出を受理したときは、その職員の所属長にその旨通知しなければならない。

(登録の変更)

第7条 職員は、登録事項の変更があったときは、その旨速やかにシステム管理者に届け出なければならない。

(配信)

第8条 災害等の場合にシステム管理者の指示により、担当職員が配信システムにより電子メールを配信する。

2 システム管理者は、配信に際し次条の配信体系および配信文を担当職員に指示することとする。

3 システム管理者は第6条第2項の職員がいるときは、別途伝達手段を講じることとする。

(電子メール着信確認)

第9条 職員は、電子メールの着信を確認した時は直ちに返信機能により、電子メールを配信しなければならない。

2 職員は町が配信する電子メールを受信するための措置を講じなければならない。

3 町が配信する電子メールアドレスのドメインはシステム管理者が定める。

(受信者の確認)

第10条 システム管理者から指示を受けた職員は、返信により受信を確認した職員を配信システムにより確認し、システム管理者に報告しなければならない。

(定期配信点検)

第11条 システム管理者は、職員の受信状況を確認するため定期的に試験配信を実施するよう努めなければならない。

2 システム管理者は試験配信が正常に終了しない職員がいる場合、原因を確認し正常に電子メールが受配信できるように必要な措置を講じなければならない。

付 則

この告示は、平成25年8月1日から施行する。

愛荘町職員メール配信システム管理運用要綱

平成25年8月1日 告示第46号

(平成25年8月1日施行)