○愛荘町携帯電話等メール配信サービス運用管理要領
平成22年2月15日
訓令第3号
(趣旨)
第1条 この要領は、愛荘町が携帯電話等メール配信サービスを実施するために設置するシステムの運用および管理に関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) システム管理者 システムに関する総括的な運用管理を行う者をいう。
(2) 利用者 別に定める利用規約に同意し、メールアドレス等の基本情報を登録した者または、管理者が必要と認めた者とする。
(3) 配信責任者 所属で情報配信を承認する者をいう。
(4) 配信担当者 所属で情報配信を行う者をいう。
(5) 情報配信 情報提供を目的として、システムを利用してデータ送信および利用者に宛てて一斉に電子メールを送信することをいう。
(6) 保護データ 愛荘町情報公開条例第7条に該当する非公開情報に該当するものおよび減失、き損、改ざん等により行政の公正かつ円滑な執行に著しい支障を生じさせるおそれのあるものをいう。
(システム管理者)
第3条 システムの総括的な運用および管理を行うため、システム管理者を置き、管理課長をもって充てる。
2 システム管理者の役割は、次の各号のとおりとする。
(1) 配信責任者のシステムへの登録および削除に関すること。
(2) 配信担当者のシステムへの登録および削除に関すること。
(3) システムの適正利用に関すること。
(4) システムの運用保守に関すること。
(5) システムの利用支援に関すること。
(6) その他システムの適正かつ円滑な管理運営に関すること。
(配信責任者)
第4条 適正な情報配信を行うため、所属課に配信責任者を1名置き、情報配信を行う所属の長をもって充てる。また、配信責任者は、配信担当者と兼ねることができないこととする。
2 配信責任者の役割は、次の各号のとおりとする。
(1) 付与された配信責任者のパスワードを厳重に管理すること。
(2) 配信担当者が作成した情報配信を確認のうえ承認すること。
(3) システム管理者からの指示等があった場合に適切な処置を取ること。
(4) 情報セキュリティ事故、その他問題が発生した場合に、システム管理者に報告すること。
3 配信責任者は、次の各号に定める内容について、所属内で配信担当者以外の者に委任することができる。
(1) 前項第1号に定める、配信責任者のパスワードの管理
(2) 前項第2号に定める、情報配信の確認および承認
(配信担当者)
第5条 配信担当者の役割は、次の各号のとおりとする。
(1) 情報配信を誠実に行うこと。
(2) 付与された配信担当者のパスワードを厳重に管理すること。
(3) システム管理者からの指示等を遅滞なく確認し、必要な対応を行うこと。
(4) 情報セキュリティ事故、その他問題が発生した場合に、配信責任者に報告すること。
(配信責任者の取消および一時停止)
第6条 システム管理者は、配信責任者が次の各号のいずれかに該当すると認めたときは、配信責任者の登録を取消または一時停止することができる。
(1) 第4条第2項に掲げる役割を果たさないとき。
(2) 第14条に該当する禁止事項を行ったとき。
(3) 長期間にわたってシステムが利用されていないと認められるとき。
(4) 情報配信の状況に問題があると認められるとき。
(5) その他、システム管理者が配信責任者として不適当と認めるとき。
2 システム管理者は、配信担当者が次の各号のいずれかに該当すると認めたときは、情報配信の適正性を維持するため、配信責任者に対して改善を指示することができる。
(1) 第5条に掲げる役割を果たさないとき。
(2) 第14条に該当する禁止事項を行ったとき。
(3) 長期間にわたってシステムが利用されていないと認められるとき。
(4) その他、システム管理者が配信担当者として不適当と認めるとき。
(システムの管理)
第7条 システム管理者は、システムの適正かつ円滑な運用に努めるとともに、そのために必要な対策を講じるものとする。
2 システム管理者は、システムの保守のため、サービスの一部または全部を一時停止することができる。
3 システムもしくは通信回線等の障害または停電、騒乱、火災もしくは天災地変等の不可抗力によって、予告なくサービスの一部または全部の提供を一時停止することがある。
(ログの管理)
第8条 システム管理者は、システム管理者、配信責任者および配信担当者がシステムにログインし操作を行うごとに、次の各号に掲げる事項を履歴(以下「ログ」という。)として記録するものとする。
(1) 操作を行った日時
(2) 操作を行ったシステム管理者、配信責任者および配信担当者のユーザID
2 システム管理者は、ログを適正に管理し、当該ログを取得した日の属する年度の翌年度末まで保管するものとする。
3 システム管理者は、定期的にログを検査し、システムの不正利用の有無および運用状況を確認するものとする。
4 システム管理者は、次の各号のいずれかに該当する場合は、随時にログを検査することができるものとする。
(1) システムで障害が発生した場合、またはそのおそれのある場合
(2) 不正利用、情報漏えい等の情報セキュリティ上の問題が発生した場合、またはそのおそれのある場合
(3) その他、システム管理者が必要と認める場合
(安全管理および事故発生時の措置)
第9条 システム管理者は、システムに係る設備の障害、情報セキュリティに係る事故等(以下「システム障害等」という。)に備え、連絡体制の整備、対応手順の制定等により、事故による影響を最小限に抑えるよう努めなければならない。
2 配信責任者および配信担当者は、システム障害等の発生またはそのおそれを発見したときは、直ちにシステム管理者に連絡しなければならない。
3 システム管理者は、前項の規定による連絡を受けたとき、またはシステム障害等の発生もしくはそのおそれを発見したときは、直ちに状況の把握および原因の分析を行い、必要な措置を講じなければならない。
(配信責任者・配信担当者の登録)
第10条 情報配信を希望する所属長は、愛荘町携帯電話等メール配信サービスシステム利用申請書(様式第1号)をシステム管理者に申請するものとする。
2 システム管理者は、前項の申請があった場合は、速やかに申請内容を確認のうえ、配信登録の諾否を決定するものとする。
3 システム管理者は、配信登録を認めた場合は、必要な登録情報をシステムに登録し、情報配信が可能な状態にしたうえで、所属長に通知するものとする。
(配信責任者・配信担当者の削除)
第11条 所属長は、情報配信を行うことが不要となった場合には、愛荘町携帯電話等メール配信サービスシステム利用終了申請書(様式第2号)により、速やかにシステム管理者に申請を行うものとする。
2 システム管理者は、申請の内容を確認し、システムより登録事項の削除を行うとともに、所属長に通知するものとする。
(パスワードの管理)
第12条 システム管理者、配信責任者および配信担当者は、パスワードを適正に管理するため、次の各号に定めるとおりパスワードを定期的に変更するものとする。
(1) システム管理者 90日以内
(2) 配信責任者および配信担当者 システム利用登録時もしくはパスワード再発行時においては直ちに、それ以外においては90日以内
2 パスワードの亡失等の理由により、システムを利用できない場合、その所属長は、愛荘町携帯電話等メール配信サービスパスワード初期化依頼書(様式第3号)によりシステム管理者にパスワードの初期化を申請するものとする。
3 システム管理者は、前項の申請があった場合は、やむを得ないと判断できる場合において、パスワードの初期化を行うものとする。
(情報配信)
第13条 情報配信は次の各号に掲げる手順で行うものとする。
(1) 配信担当者は、原稿案を起案し、配信責任者の決裁を得ること。
(2) 配信担当者は、システムにログインし、前号で決裁を得た原稿を入力すること。
(3) 配信責任者または委任を受けた者は、システムにログインし、前号により入力された原稿の内容を確認し、適正と判断した情報について配信を承認すること。
2 情報配信を行う際は、次の各号に定める事項を遵守しなければならない。
(1) 配信時間 緊急の情報を除き、夜間・早朝等は情報配信しないこと。
(2) 文字数 できるだけ少ない文字数(200文字以内)で情報配信すること。
(3) 体裁 テキストのみで入力し、機種に依存した文字は利用しないこと。
(4) 内容 保護データに該当する情報やその他行政の信頼を失墜する情報を配信しないこと。
3 配信責任者は、配信した情報の内容について誤りを発見したときは、訂正の情報を配信するものとする。
(禁止事項)
第14条 配信責任者および配信担当者は、次の各号に掲げることを行ってはならないものとする。
(1) システム管理者より発行されるユーザIDおよびパスワードを漏洩すること。
(2) システムに対して不正アクセスを試みること、その他システムに障害を発生させようとすること。
(雑則)
第15条 この訓令に定めるもののほか、システムの運用および管理に関し必要な事項は、別に定める。
付則
この訓令は、平成22年2月15日から施行する。
