○愛荘町立学校徴収金事務取扱要領
令和6年3月11日
教育委員会訓令第8号
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 学校徴収金(第5条―第18条)
第3章 団体会計(第19条)
第4章 雑則(第20条―第21条)
付則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、愛荘町立学校・幼稚園(以下「学校」という。)が管理する公費以外の会計(以下「学校徴収金等会計」という。)の取扱いに関し、管理監督者の責務、事務手続きを定めることにより、学校徴収金等会計の適正かつ効率的な運用および会計事故の未然防止を図ることを目的とする。
(学校徴収金等会計の定義)
第2条 校長(幼稚園にあっては園長。以下同じ。)の責任において管理する学校徴収金等は、次の各号のとおりとする。
(1) 学校徴収金
学校教育活動のため、校長が保護者から徴収する経費
(2) 団体会計
PTA等の学校関係団体(以下「学校関係団体」という。)が徴収する経費であって、当該団体から事務処理の委任を受けて学校が処理する経費
(学校徴収金等会計の取扱いの基本)
第3条 校長は、学校徴収金等会計の処理にあたっては、当該会計が公費以外の用途に供することに留意するとともに、学校徴収金および団体会計について、それぞれの本来の趣旨に沿った管理・運用を徹底するものとする。
(役割分担の明確化)
第4条 校長は、学校徴収金等会計の管理責任者として事務を総括し、所属教職員を監督する。
2 教頭(幼稚園にあっては副園長。以下「教頭」という。)は、学校徴収金等会計全般について状況を把握し、校長を補佐する。
3 事務職員は、学校徴収金等会計の適正な取扱いを確保するための校内処理体制を企画、管理し、教職員への助言にあたる。
4 校長は、毎年度当初、全ての学校徴収金等会計について、各会計の処理を担当する者(以下「会計担当者」という。)のほか、本要領に規定する職務に従事する職員を明確にしておかなければならない。
第2章 学校徴収金
(学校徴収金の種類)
第5条 学校徴収金の種類は、おおむね次に掲げる範囲内のものとし、学校において必要なものとする。
(1) 学年・学級費会計
(2) 修学旅行会計
(3) 教材費会計
(4) その他の教育活動会計(卒業アルバム・体験学習等)
(会計年度)
第6条 会計年度は、毎年4月1日に始まり翌年3月31日をもって終了する。
2 前項の規定にかかわらず、校外活動費、卒業関連費その他保護者にあらかじめ承認を得た費用については、複数年にかけて会計費目を積み立てることができる。
(予算編成等)
第7条 校長は、学校徴収金の各会計について年度内において必要となる全ての経費および収入の見積りを行い、年度当初までに予算編成を行う。
2 一会計年度の支出は、当該年度の収入(前年度繰越金を含む)をもってまかなうものとする。
3 各会計間の貸借は、同一年度内に校長の決裁を経て行う場合を除き、原則として行ってはならない。
4 校長は、学校徴収金の設定にあたっては、徴収の必要性および金額について精査を行い、保護者負担の軽減に努めなければならない。
5 校長は、学校徴収金の額の内訳、徴収方法等について保護者に通知しなければならない。
(収納)
第8条 学校徴収金を収納したときは、会計担当者は収入確認書により校長に報告するものとする。
2 学校徴収金は、原則として現金による徴収は行わないこととし、口座振替を活用しなければならない。
3 学校徴収金をやむを得ず現金で徴収する場合は、領収書を作成し、正本には校長の印を押印して相手方に交付し、副本は学校で保管するものとする。ただし、集金袋を活用して徴収する場合は、集金袋の当該月の欄に領収日を付した領収印を押印し、保護者へ返却するものとする。
4 学校徴収金を現金により収納した場合は、速やかに預金口座に入金しなければならない。
(督促)
第9条 未納が生じた場合は、会計担当者は未納者リストを作成して校長に報告しなければならない。
2 校長は、保護者が学校徴収金を期限までに納入しないときは、督促を行うものとする。
(還付)
第10条 校長は、学校徴収金について、還付すべき事由が生じたときは、速やかに保護者に徴収金を還付しなければならない。
(支出事務)
第11条 学校徴収金に関する支出の際は、請求金額、請求内容、検収の確認および正当な債権者であることを確認し、事前に校長の決裁を受けるものとする。
2 学校徴収金に関する支出は、原則として口座振込により行うものとする。
3 学校徴収金に関する支出をやむを得ず現金で出金する場合は、口座名義、口座番号、金額等の必要事項がすべて記入された出金伝票に校長が自ら押印すること。
5 事業者等に徴収金に関する支出をした場合は、当該事業者等から支出金額、支出内容等を記載した領収書を徴取しなければならない。
(預金通帳および届出印鑑)
第12条 預金通帳は、次の事項に留意して、学校徴収金の種類ごとに作成し、保管する。
(1) 預金通帳の名義人は校長とすること。
(2) キャッシュカードは作成しないものとすること。
(3) 校長の異動等により名義および届出印鑑の変更を行う場合の手続きは、校長または校長が命じた者が行うこと。
(4) 預金通帳および届出印鑑は、施錠可能な場所に別々に保管すること。
(5) 収入および支出金額は、預金通帳、金銭出納簿および関係書類と一致しなければならない。
(6) 教頭は、預金通帳の所在を適宜確認すること。
(関係書類の整理保管)
第13条 関係帳簿および見積書、領収書等関係帳票は、学校徴収金の予算ごとに分類整理する。
2 関係帳簿および見積書、領収書等関係帳票の保存年限は、他に特別な定めがある場合を除き、当該年度経過後5年とする。
(説明責任)
第14条 校長は、学校徴収金に係る関係帳簿および見積書、領収書等関係帳票を整理保存するとともに、保護者等の求めに応じて事務処理の内容および経過などについて説明しなければならない。
(経理状況の確認)
第15条 学校徴収金に関する収支は、すべて金銭出納簿に記帳するものとする。
2 校長は、定期的に各会計の金銭出納簿と預金残高の照合を行うとともに、金銭出納簿の点検を行い、問題がない場合には金銭出納簿の余白に確認済みであることを記載し、押印するものとする。
(決算および監査)
第16条 校長は、会計ごとの当該会計に関与しない者2名を監事に選任する。
2 会計担当者は、会計年度の収支が終了したときは、帳簿等を締め切り、速やかに決算書を作成し、監事による監査に付する。
3 会計担当者は、監事による監査報告を付して、決算書を校長に報告する。
4 学校徴収金の各会計の決算は、保護者に文書で報告する。
(事務引継ぎ)
第17条 校長、副校長、事務職員および会計担当者に異動等があったときは、前任者は、後任者に徴収金に係る事務を引き継がなければならない。
2 前項の引継ぎに当たっては、関係者の立会いのもと、帳簿、通帳、関係書類等について両者で照合し、記名押印するものとする。
3 校長は、新たに担当者または実務者となった者を対象として、研修の実施、徴収金管理を適正に行うための必用な措置を講ずるよう努めるものとする。
(事故報告)
第18条 校長は、学校徴収金に関して盗難、亡失その他会計上の事故が生じた場合は、速やかに事実の詳細を把握し、教育委員会に報告しなければならない。
第3章 団体会計
(団体会計の事務処理)
第19条 校長は、学校における教育活動に密接な関連を有する団体(PTA等)との連携協力に基づき、団体代表者から依頼があった場合には、当該団体の会計処理を次のとおり行うものとする。
(1) 校長は、団体会計の処理を行う場合には、当該団体の規約において、厳正な定めがなされている場合を除き、学校徴収金の会計処理と同様に行うものとする。
(2) 校長は、善良なる管理者の注意義務をもって団体会計を管理する。
第4章 雑則
(指導)
第20条 教育委員会は、必要と認めるときは、学校徴収金に係る事務について校長に指導を行う。
(補則)
第21条 この訓令に定めのない事項については、校長が別に定める。
付則
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。