愛荘町情報公開条例(平成18年愛荘町条例第7号。以下「条例」という。)に基づく公文書の公開等に関する事務の取扱いについては、愛荘町情報公開条例施行規則(平成18年愛荘町規則第12号。以下「規則」という。)その他別に定めるもののほか、この訓令の定めるところにより行うものとする。

第2　公文書の公開等の窓口

1　窓口の設置

公文書の公開および情報提供の事務を行うための窓口は、経営戦略課とする。

2　窓口で行う事務

窓口は、おおむね次に掲げる事務を行うものとする。

(1)　公文書の公開の請求に係る相談および案内に関すること。

(2)　公文書の公開の請求書の受付に関すること。

(3)　公文書の公開の実施による閲覧および写しの交付に関すること。

(4)　公文書の公開の実施による写しの交付に要する費用の徴収に関すること。

(5)　公文書の公開の請求に対する決定に係る不服申立書の受付に関すること。

(6)　公文書の目録の整備に関すること。

(7)　その他情報公開の推進に関すること。

3　主務課で行う事務

公文書を保有する課(室、所その他課に相当するものを含む。以下「主務課」という。)は、おおむね次に掲げる事務を行うものとする。

(1)　公文書の公開の請求に係る公文書の検索および特定に関すること。

(2)　公文書の公開の請求に係る公文書の公開をするかどうかの決定(以下「公開決定等」という。)およびその通知に関すること。

(3)　公文書の公開の請求に対する決定に際し行う第三者に係る意見の聴取および決定結果の通知に関すること。

(4)　公文書の公開の実施に関すること。

(5)　公文書の公開決定等に係る不服申立書の受付に関すること。

(6)　公文書の公開決定等に係る不服申立て事案の情報公開・個人情報保護審査会への諮問に関すること。

(7)　公文書の公開決定等に係る不服申立てについての決定または裁決およびその通知に関すること。

(8)　その他情報公開の推進に関すること。

第3　公文書の公開に関する事務

1　相談および案内

(1)　窓口の対応

ア　来訪者からの聴取

公文書の公開の請求に係る相談を受けた場合は、来訪者の知りたい情報について、その所在が検索できるように内容を具体的に聴き取るものとする。

イ　情報の内容に応じた対応の選択

窓口では、来訪者の知りたい情報の内容により、次の(ア)から(ウ)までのいずれかの方法により対応するのが適当か判断するものとする。

(ア)　条例に基づく公文書の公開請求

2の「請求書の受付」に定めるとおり対応するものとする。

(イ)　法令等の規定による公文書の公開

法令または他の条例の規定により、条例第16条第2項本文と同一の方法(閲覧、写しの交付等)で公開することとされている場合(公開の期間が定められている場合にあっては、当該期間内に限る。)には、条例では、当該同一の方法による公開を行わないこととしているので、その旨を来訪者に説明し、関係機関へ案内するものとする。

(ウ)　情報提供

請求の内容が、刊行物、資料等により十分対応できるときは、情報提供により処理するものとする。

ウ　条例の規定を適用しないもの

条例の規定により次に掲げる情報については、条例の規定が適用されない((ア)については条例第2章の規定に限る。)ので、相談があれば、その旨を説明するものとする。

(ア)　町立図書館その他の町の施設において一般の利用に供することを目的としている公文書

(イ)　刑事訴訟法(昭和23年法律第131号)に規定する訴訟に関する書類および押収物

(2)　主務課の対応

主務課に直接請求があったときは、当該主務課において情報提供や他の制度で対応できる場合を除いて、窓口へ案内するものとする。

この場合において、主務課は、公文書の公開請求であれば当該公文書の有無について確認しておくものとする。

2　請求書の受付

(1)　公文書の確認等

窓口では、請求の内容を確認した後、公文書の目録等により主務課と連絡をとり、請求に係る公文書の存否の確認や公文書の特定に努めるものとする。

この場合において、主務課の職員が直接請求者と応対し、または電話により請求の内容の把握をするものとする。

なお、特定した公文書が複数の関係課等に所在するときは、原則として当該公文書を最初に発信した課、当該公文書に係る事務事業を主管する課等を当該公文書の公開に関する主務課とする。

(2)　請求の方法

公文書の公開請求は、「公文書公開請求書」(規則様式第1号。以下「請求書」という。)により行うものとする。したがって、電話または口頭による請求は認めないものとする。

なお、遠隔地の請求者の利便性等を考慮して、請求書は郵送により、またはファクシミリを利用して送信することにより提出することができるものとする。

(3)　請求権者

条例第5条により、請求権は何人にも認められているので、本人請求が基本となるが、代理人による請求については、請求者と代理人の当該代理関係を証明する書類(委任状等)の提示または提出を求めて確認するものとする。

(4)　請求書の記載事項の審査

請求書の記載事項に記載漏れ、誤り、不明確な点がないかのチェックを次の点に注意しながら行い、不十分な点があれば補正を求める。

ア　公文書の公開請求をする実施機関名が記載されていること。

イ　「請求者の住所、氏名」欄

請求者名、決定通知書の送付先を特定するため正確に記載されているか確認する。

ウ　「電話番号」欄および「法人その他の団体の場合の担当者の氏名」欄

請求者への連絡の必要が生じたときに、迅速かつ確実に連絡できるよう記載されているか確認する。

エ　「公開請求に係る公文書の名称または内容」欄

請求する公文書が特定できる程度に具体的に記載されているか確認する。

オ　「公文書の公開の方法の区分」欄

公文書の閲覧等または写しの交付の区別を確認する。

(5)　請求書の補正

ア　請求書の記載内容等に形式上の不備があれば、受付の時点で請求者に対して補正を求めるものとするが、その場で補正できない場合は、相当の期間を定めて当該請求書の写しを添付した「補正依頼書」(様式第1号)により補正を求めるものとする。この場合においては、請求者に対して補正の参考となる情報を提供するよう努めるものとする。

ただし、補正依頼書により補正を求めたにもかかわらず、補正に応じない場合は、不適法な公開請求として非公開決定を行うものとする。

イ　郵送等による請求の場合等でその場で補正できない場合であって、かつ、その補正の内容が軽微なときは、電話連絡等により本人の了解を得て必要な訂正または補筆を行うことができる。

(6)　請求書の受付

(4)により請求書の記載事項を審査した上で、適当と認めるときは、請求書を受け付け、請求書に収受番号および収受年月日ならびに主務課名を備考欄に記入し、控えを請求者へ渡す。

(7)　請求者に対する説明

請求書を受け付けた際、次の事項を説明し、理解が得られるよう努める。

ア　公開決定等をするまでの期間について

決定には一定の期間を要すること。(受付から決定まで原則として15日以内に行うことにしているが、やむを得ない理由があるときは15日を超える場合があり、その場合は理由を明示した期間延長通知をすること。)

イ　決定通知について

公開決定等は、書面により通知すること。(公開または部分公開の場合は、その決定書面を持参の上、指定された日時および場所に閲覧等に出向く必要のあること。)

ウ　費用負担について

写しの交付を請求した場合については、写しの作成に要する費用は、請求者の負担となること。また、送付を希望する場合は、郵送料の負担も必要となること。

(8)　公開請求に係る公文書が不存在の場合の取扱い

窓口において公開請求に係る公文書の特定を行った結果、当該公文書が存在しないことが判明した場合は、請求者に対し当該公文書が存在しない旨を説明する。この場合において、請求者がなお請求を求める場合は、条例第11条第2項の規定により4―(5)―ア―(ウ)に定める公文書非公開決定通知書により当該公文書が存在しない旨の通知をすることを説明する。

(9)　公開請求に係る公文書の存否を明らかにできない場合の取扱い

窓口において公開請求に係る公文書の特定を行った結果、当該公文書が存在するか否かを明らかにできないことが判明した場合は、請求者に対し当該公文書の存否を明らかにできない旨を説明する。この場合において、請求者がなお請求を求める場合は、条例第11条第2項の規定により4―(5)―ア―(ウ)に定める公文書非公開決定通知書により当該公文書の存否を明らかにしない旨の通知をすることを説明する。

(10)　請求書の送付

請求書を受け付けた窓口においては、速やかに当該請求書の原本を主務課へ送付するとともに、その写しを保管するものとする。

主務課は、当該請求書の原本に受付印を押印し、収受件名簿に必要事項を記載の上、受理するものとする。

3　事案の移送

(1)　移送の協議

移送の対象となる公文書が他の実施機関により作成されたものである等、他の実施機関がその公開決定等を行う方が迅速かつ適切な処理が行われると思われる場合は、条例第14条の規定により当該他の実施機関と事案の移送について協議するものとする。

(2)　移送の決定に係る通知

事案の移送の協議が整ったときは、移送をする実施機関は、遅滞なく移送先の実施機関に対し、「公開請求事案移送書」(様式第2号)に当該事案に係る請求書および関係書類を添付して送付するとともに、請求者に対して、「事案移送通知書」(規則様式第7号)により通知するものとする。この場合においては、当該事案移送通知書の写しを窓口に送付するものとする。

(3)　移送に関する注意事項

ア　移送をした実施機関が移送前にした行為は、移送を受けた実施機関がしたものとみなされるとともに、条例第12条および第13条に規定する期間は、当初の移送をした実施機関に請求があった日から進行する。

イ　移送をした実施機関は、移送を受けた実施機関に対し、公開請求に係る公文書の貸与等公開の実施に必要な協力をしなければならない。

4　公開・非公開の決定等

(1)　公開・非公開の検討

主務課は、公開請求のあった公文書に、条例第7条各号に規定する非公開情報のいずれかに該当する情報が記録されているかどうかの検討をするものとする。

(2)　窓口との事前協議

公開決定等に当たり、統一的な運用を図るため、原則として窓口と事前に協議するものとする。

(3)　関係機関等の意見聴取

公文書の公開請求のあった情報が、当該実施機関以外の実施機関または国、独立行政法人等、他の地方公共団体もしくは地方独立行政法人から取得したものであるときは、必要に応じて、当該機関の意見を適切な方法で聴取するものとする。

(4)　第三者に対する意見書提出の機会の付与

ア　機会の付与

公開請求のあった公文書に、町、国、独立行政法人等、他の地方公共団体および地方独立行政法人ならびに公開請求者以外の者(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されているときは、必要に応じて、当該第三者が意見書を提出する機会を付与するものとする。

なお、第三者に関する情報が次の(ア)または(イ)のいずれかに該当するときは、当該第三者に意見書の提出をする機会を必ず与えなければならない。

(ア)　当該情報が条例第7条第1号イまたは同条第2号ただし書に規定する情報に該当すると認められるとき。

(イ)　第三者に関する情報が記録されている公文書を条例第9条の規定により公開しようとするとき。

イ　機会の付与の方法

主務課が第三者に対して、「公文書の公開に係る意見照会書」(規則様式第8号)により通知し、第三者に意見があれば「公文書の公開に係る意見書」(様式第3号)により提出を求めるものとする。

なお、ア―(ア)および(イ)に該当する場合以外の意見照会は、口頭により通知しても差し支えないが、第三者に意見がある場合は「公文書の公開に係る意見書」による提出を求めるものとし、意見がない場合は口頭により通知した経過を公開決定等を伺う起案文書に記録しておくものとする。

(5)　公開・非公開の決定の通知

ア　公開決定等をしたときは、次により請求者に通知するとともに、当該通知書の写しを窓口へ送付するものとする。

(ア)　全部を公開する旨の決定　「公文書公開決定通知書」(規則様式第2号)

(イ)　一部を公開する旨の決定　「公文書一部公開決定通知書」(規則様式第3号)

(ウ)　次に掲げる場合に該当することによる公開しない旨の決定　「公文書非公開決定通知書」(規則様式第4号)

a　非公開情報に該当し、全部を公開しない場合

b　条例第10条の規定により、公文書の存否を明らかにしないで請求を拒否する場合

c　公文書が存在しない場合

d　条例第2条第2号に規定する公文書に該当しない場合

e　条例の適用除外規定により請求の対象外である場合

f　公開請求に形式的な不備がある場合で補正に応じないとき。

g　権利濫用に関する一般法理を適用する場合

イ　公文書の公開または一部公開の決定を行う場合における公開の日時は、請求者に対して、あらかじめ電話等により希望を確認する等、できるだけ当該請求者の利便を考慮して決定するものとする。

ウ　公文書の一部公開または非公開の決定を行う場合は、当該決定通知書に当該公文書が条例第7条各号の非公開情報のいずれに該当するか等、また、その理由についてできるだけ具体的に記載するものとする。

また、決定の時点では条例第7条各号の非公開情報に該当するが、将来公開できない理由がなくなり、公開できる期日をあらかじめ明示(おおむね1年以内に到来することが確定しているものをいう。)できる場合は、その期日を当該決定通知書に記載するものとする。

(6)　第三者に対する通知

(4)により第三者から公開に反対の意思を表示した意見書の提出があった場合において、公開決定をするときは、公開決定後直ちに当該第三者に対し、「公文書公開決定に係る通知書」(規則様式第9号)により通知するものとする。この場合において、公開決定の日と公開を実施する日との間には少なくとも2週間を置かなければならない。

なお、非公開とする場合においても、その旨を書面または口頭で通知しておくことが望ましい。

5　公開決定等の期限等

(1)　公開決定等の期限

請求書を受け付けた日から通常の場合15日以内に行うものであるが、できるだけ早期に決定するよう努めるものとする。

なお、期間の計算については、窓口において請求書を受け付けた日が条例第12条第1項に規定する「請求があった日」となり、民法(明治29年法律第89号)第140条の規定により、この翌日が15日の期間の起算日となる。

また、15日目が愛荘町の休日を定める条例(平成18年愛荘町条例第2号)第1条第1項に規定する町の休日のときは、その日の翌日をもって満了日となる。

(2)　公開決定等の期間の延長

次に掲げるような事務処理上の困難その他正当な理由により決定期間を延長する場合は、「決定期間延長通知書」(規則様式第5号)により、原則として請求があった日から15日以内に請求者に通知するとともに、その写しを窓口へ送付するものとする。この場合、延長できる期間が30日以内であることに注意するものとする。

ア　条例第15条第1項または第2項の規定により第三者に意見書の提出の機会を付与するため、15日以内に公開決定等を行うことが困難であるとき。

イ　公開請求のあった公文書が大量であり、またはその内容が複雑であるため、15日以内に公開決定等を行うことが困難であるとき。

ウ　年末年始等の公務を行わない期間が相当日数含まれているため、15日以内に公開決定等を行うことが困難であるとき。

エ　災害等の発生、予測し難い突発的な業務の増大等のため、15日以内に公開決定等を行うことが困難であるとき。

(3)　公開決定等の期限の特例

公開請求に係る公文書が著しく大量で、請求があった日から45日以内にそのすべてについて公開決定等をすることが困難な場合は、公開請求に係る公文書のうち相当の部分について45日以内に公開決定等をし、残りの公文書については相当の期間内に公開決定等を行うことができるが、この規定を適用する場合は、主務課は、請求があった日から15日以内に「決定期間特例延長通知書」(規則様式第6号)により、請求者に通知するものとする。また、その写しを窓口へ送付するものとする。

なお、(2)の「公開決定等の期間の延長」を行った場合には、更に期限の特例を適用することはできない。

6　公開の実施

(1)　公開の日時および場所

公文書の公開は、「公文書公開決定通知書」または「公文書一部公開決定通知書」によりあらかじめ指定した日時および場所において実施するものとする。

(2)　指定した日時以外の公開の実施

公文書の公開の決定を受けた者から、指定された日時に閲覧等ができない旨の申出があったときは、主務課長は、改めて日時を指定するものとする。

この場合には、改めて公開の決定に係る通知書を送付することを要しないものとする。

(3)　請求者の確認

公文書の公開を実施する際、公開を受ける者の確認は、「公文書公開決定通知書」または「公文書一部公開決定通知書」の提示を求め、行うものとする。

(4)　公開の実施方法

公開に際しては、原則として主務課の職員が、公開を受ける者に公文書の内容について説明するものとする。また、窓口の職員が立ち会うものとする。

(5)　部分公開の実施方法

条例第8条の規定により、公開請求に係る公文書に、条例第7条各号の非公開情報に該当し、公開しないものとする情報が含まれている場合において、これらの情報を容易に分離できるときは、当該部分を除いた部分を公開するものとし、その方法は、次によるものとする。

ア　文書、図画、写真および電磁的記録を用紙に出力したものの場合

(ア)　非公開情報が記録されている部分とその他の部分とが別のページに記録されている場合

a　非公開情報が記録されているぺージを取り外す。

b　aにより難いときは、

(a)　非公開情報が記録されているページに袋をかけ、封かんする。

(b)　非公開情報が記録されているページを除いて複写し、複写物を閲覧等に供する。

(イ)　非公開情報が記録されている部分とその他の部分とが同一のページに記録されている場合

a　請求に係る公文書全体を複写し、非公開情報が記録されている部分を黒インク等で消し、それを更に複写する。

b　非公開情報が記録されている部分を遮へいして、複写する。

イ　電磁的記録の場合

(ア)　非公開情報が記録されている部分とその他の部分とが別の記録媒体(テープ、ディスク等の単位をいう。)に記録されている場合または同一の記録媒体に記録されている場合であっても、別のファイルとして区分して記録されている場合

a　非公開情報が記録されている記録媒体またはファイルを除き、視聴等に供する。

b　非公開情報が記録されている記録媒体またはファイルについても、(イ)による対応が可能な場合は、それによる。

(イ)　非公開情報が記録されている部分とその他の部分とが同一の記録媒体またはファイルに記録されている場合

非公開情報が記録されている部分とその他の部分とが容易に区別でき、非公開情報の部分を記号(＊等)に置き換え、または削除等をする処理が技術的に可能で、かつ、容易な場合は、当該処理を行い、できる限りの部分を視聴等に供する。

この場合、置き換えまたは削除等の処理は、当該公文書(電磁的記録)を複写したもので行うことにする。

(6)　写しの交付等

ア　公文書の閲覧等の後、写しの交付の申出があった場合の対応

請求書の「公文書の公開の方法の区分」欄に写しの交付の記載がない場合であって、公開の当日において公文書の写しの交付を求められた場合は、請求書の訂正を求めて、写しの交付をして差し支えないものとする。

イ　写しの媒体

写しを記録する媒体については、実施機関が用意するものに限る。

ウ　文書、図画、写真または用紙に出力することができる電磁的記録の写しの作成

当該公文書を日本工業規格A列3番(以下「A3判」という。)、同規格B列4番(以下「B4判」という。)または同規格A列4番(以下「A4判」という。)の用紙に複写するものとする。写しの作成は、原則として原寸により行うが、請求者の求めがあり複写作業に著しい支障を来さないと認めたときは、A3判、B4判またはA4判のいずれかに縮小し、または拡大することができるものとする。

ただし、複数ページの文書を合成して(見開きページの場合を除く。)1枚の写しとして作成することはしない。

エ　マイクロフィルムの写しの作成

マイクロフィルムの写しは、専用機を用いA4判の用紙に印刷したものとする。

オ　録音テープまたは録音ディスクの写しの作成

録音カセットテープに複写するものとする。

カ　ビデオテープまたはビデオディスクの写しの作成

ビデオカセットテープに複写するものとする。

キ　コンピュータに係る電磁的記録の写しの作成

現に保有する機器およびプログラム等により行うことができる場合は、フロッピーディスク、光ディスク等に複写するものとする。

(7)　費用の徴収

条例第17条に規定する公文書の写しの作成および送付に要する費用ならびにその徴収方法等は、次のとおりとする。ただし、外部委託によらなければ複写できないものについては、当該委託契約に定める額とする。

ア　写しの作成に要する費用

※　用紙の両面に印刷して写しを作成する場合は、片面を1枚として計算する。

イ　写しの送付に要する費用は、郵送料相当額とする。

ウ　徴収の方法および収入科目

(ア)　写しの交付に要する費用は、現金(写しの送付に要する費用については郵便切手可)による前納とする。

(イ)　現金の納付を受けたときは、請求者に対して、愛荘町財務規則(平成18年愛荘町規則第36号)様式第12号の領収書を交付するものとする。

エ　アおよびイの取扱いは、情報提供として行う刊行物等の写しの作成に要する費用および当該写しの送付に係る費用についても同様とする。

第4　不服申立てに係る事務

1　不服申立書の受付

公開決定等に係る不服申立書の受付は、窓口または主務課において行うものとする。

(1)　窓口で受け付けた場合

直ちに主務課へ連絡するとともに、不服申立書の原本を主務課へ送付し、その写しを保管するものとする。

(2)　主務課で受け付けた場合

直ちに窓口へ連絡するとともに、不服申立書の写しを窓口へ送付するものとする。

2　不服申立ての審査等

(1)　記載事項等の審査

主務課は、行政不服審査法(昭和37年法律第160号)の規定に基づき、不服申立人が不服申立ての適格を有するかどうか、不服申立てが不服申立ての期間内(処分があったことを知った日の翌日から起算して60日以内)に行われたものであるかどうか、当該事項が不服申立ての対象となるものであるかどうか等について審査し、適法であると認められるかどうかを審査するものとする。

(2)　不服申立書の補正

主務課は、(1)の審査の結果、不服申立てが不適法と認められる場合であっても、補正することができるものであるときは、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。

(3)　不服申立ての却下の決定等

不服申立てが不適法と認められる場合は、当該不服申立てについて却下の決定または裁決を行う。不適法と認められる場合とは、次のような場合等をいう。

この場合、決定書または裁決書の謄本を不服申立人に送達するとともに、その写しを窓口へ送付するものとする。

ア　不服申立てが法定の期間(処分があったことを知った日の翌日から起算して60日以内)経過後にされたものであるとき。

イ　不服申立てをすべき行政庁を誤ったものであるとき。

ウ　不服申立適格のないものからの不服申立てであるとき。

エ　存在しない公開決定等についての不服申立てであるとき。

オ　不服申立書の記載の不備について、補正を命じたにもかかわらず、不服申立人が行わないため、形式的不備のある不服申立てであるとき。

3　審査会への諮問

(1)　主務課は、条例第19条第1項各号に定める場合を除き、速やかに情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に諮問するものとする。

(2)　審査会へ諮問するに当たっては、あらかじめ窓口と協議するものとする。

(3)　諮問書は、次の事項を記載し、不服申立書の写しを添付して、窓口へ提出するものとする。

ア　不服申立てに係る決定の対象となった公文書の名称またはその内容の概要

イ　不服申立てに係る決定の内容およびその理由

ウ　その他必要な事項

(4)　主務課は、審査会へ諮問をした旨を、次に掲げる者に「情報公開・個人情報保護審査会諮問通知書」(規則様式第10号)により通知するものとする。

ア　不服申立人および参加人

イ　公開請求書(不服申立人または参加人である場合を除く。)

ウ　不服申立てに係る公開決定等について反対意見書を提出した第三者(不服申立人または参加人である場合を除く。)

4　審査会への説明および資料提出

主務課は、愛荘町情報公開・個人情報保護審査会条例(平成18年愛荘町条例第8号)第6条の規定により、審査会から意見もしくは説明を求められた場合または必要な資料の提出を求められた場合は、これに応じるものとする。

5　不服申立てについての決定等

(1)　審査会から答申があった場合は、主務課は、当該答申を十分に尊重して当該不服申立てに対する決定または裁決を行うものとする。

(2)　主務課は、不服申立ての決定または裁決を行ったときは、速やかに決定書または裁決書の謄本を不服申立人に送達するものとする。

この場合、決定書または裁決書の写しを参加人および窓口に送付するものとする。

第5　実施状況の公表

1　実施状況の取りまとめ

窓口は、公文書の公開の請求内容および処理結果等について取りまとめ、記録するものとする。

2　実施状況の公表

窓口は、毎年度、前年度の実施状況として、次の事項を町のホームページに掲載すること等により公表するものとする。

(1)　公文書の公開の請求件数

(2)　公開決定等の状況

(3)　不服申立ての件数

(4)　不服申立ての処理状況

(5)　その他情報の提供に関すること。

付則

付則(平成31年4月1日訓令第8号)