○愛荘町グループウェア運用管理要綱
平成28年9月5日
訓令第18号
(目的)
第1条 この要綱は、愛荘町電子計算組織管理運営規程(平成20年訓令第2号)に規定する端末機を使用するグループウェア(町立小中学校に勤務する教職員が利用するグループウエアを除く)の運用および管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この要綱において、グループウェアとは、愛荘町役場内部の情報伝達の迅速化、効率化および情報の共有化を図るためのコンピュータシステム等の機能(機器およびソフトウェア)を総称したものをいう。
(ユーザー)
第3条 グループウェアを使用するためにIDを付与する職員または主管課(以下「ユーザー」という。)は、次に掲げるものとする。
(1) 町長、副町長、教育長、正職員、嘱託職員
(2) 課および施設
(3) その他管理責任者が必要と認めたもの
(管理責任者)
第4条 グループウェアの円滑な運用を図るため、グループウェア管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置き、管理課長をもって充てる。
2 管理責任者および管理責任者が指定する職員は、次に掲げる業務を行う。
(1) ユーザーの登録および権限の管理に関すること。
(2) グループウェアの使用の承認および制限に関すること。
(3) グループウェアのライセンス管理および機能の管理または更新に関すること。
(4) グループウェアの管理に関すること。
(5) その他グループウェアの円滑な運用を図るために必要な措置を講じること。
(基本機能)
第5条 ユーザーは、次に掲げるグループウェアの基本機能を使用することができる。
(1) 電子メール
(2) 掲示板
(3) 施設予約管理
(4) スケジュール管理
(5) 三役日程管理
(6) 行事管理
(7) 共通様式
(8) その他の機能
(機能責任者)
第6条 前条の基本機能のうち主管課が管理する基本機能(以下「主管課管理機能」という。)については、円滑な運用を図るため、機能責任者を置くものとする。
2 主管課管理機能を管理する各主管課の長(以下「主管課長」という。)は、機能責任者承認申請書(様式第1号)に必要事項を記載して、あらかじめ管理責任者に申請しなければならない。
3 機能責任者は次に掲げる業務を行う。
(1) 申請された承認処理
(2) 申請の変更処理
(運用の停止)
第7条 システムの保守作業のために、グループウェアの運用を停止するときは、管理責任者は、停止期間をあらかじめ周知するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、管理責任者はセキュリティまたはデータ保護の対策上必要と認めるときは、直ちにグループウェアの運用を停止することができる。
(使用の制限)
第8条 管理責任者は、ユーザーの行為が円滑な運用に支障をきたすと認めるときは、当該ユーザーの使用を制限することができる。
(接続)
第9条 ユーザーは、庁内LANに接続する端末装置からグループウェアに接続するときは、個人認証をするためにIDおよびパスワードを入力しなければならない。
2 ユーザーは、他のユーザーのIDを使用してはならない。
(パスワード)
第10条 ユーザーは、自らの責任でパスワードの秘密を保持しなければならない。
2 ユーザーは、自らのパスワードを忘れたときは、管理責任者に対しパスワードの初期化を申し出ることができる。
3 前項の申出があったときは、管理責任者は申出者本人の確認をしたうえで、パスワードの初期化を行わなければならない。
4 ユーザーは、パスワード使用期間が6月を経過した時に、更新をしなければならない。
(電子メールおよび掲示板)
第11条 ユーザーは、電子メール(庁内メールおよびLGWANメール)および掲示等を有効に使用するために、1日につき3回以上、受信の確認を行うものとする。ただし、出張等やむを得ない事情がある場合は、この限りでない。
2 電子メール、掲示板の使用は、次の各号のいずれにも該当する事案のみ使用し、その取扱いには愛荘町文書管理規程(平成18年訓令第14号。以下「規程」という。)第16条の規定を準用する。
(1) 愛荘町個人情報保護条例の趣旨に反する個人情報に関わる内容が含まれていないもの
(2) 公序良俗に反しないもの
(3) 町の風評を害さないもの
(4) 他人を誹謗または中傷しないもの
(5) 特定個人の名誉を毀損しないもの
(6) 特定の政治・政党、思想・宗教に対する支持・不支持を表明する内容が含まれていないもの
(7) 間接、直接とを問わず営利目的の内容が含まれていないもの
(8) 著作権を侵害する内容が含まれていないもの
(9) 私的な内容が含まれていないもの
(10) ネットワーク等に障害を与えるおそれのある内容が含まれていないもの
3 電子メール、掲示板に添付するファイル(以下「添付ファイル」という。)は、グループウェアに接続する端末装置にインストールされたソフトウェアで読み取ることができるものでなければならない。
(電子メール)
第12条 管理責任者は、ユーザーに対し電子メールのアドレスを付与することができる。
2 管理責任者から付与されたメールアドレスはユーザーの改姓等の理由に限り変更することができる。ただし、ウイルス感染等の理由によりメールアドレスを変更しなければならないと管理責任者が判断した場合はこの限りではない。
3 前項の理由により、付与されたメールアドレスを変更するときは、ユーザーは管理責任者に申し出るものとする。
4 管理責任者は、受信した電子メールおよび添付ファイルについて、コンピュータウィルスに対する防御対策をしなければならない。
5 電子メールのアドレスを付与されたユーザーは、送信および受信箱の容量を常に確認しなければならない。
6 送信および受信箱に保存できる容量は、管理責任者が定める基準によらなければならない。また、容量を超過し、警告メールを発した日から7日以内に整理されていない場合は、管理責任者が送受信日時の古いメールから削除できるものとする。
7 各課または施設のメールボックスの管理および整理については、規程第5条の規定による当該課または施設の文書管理担当者が行う。
(掲示板)
第13条 管理責任者は、掲示板の構成およびユーザーの権限について、適正な設定を行わなければならない。
2 管理責任者は、掲示板に掲載された内容について適正に管理するとともに、適正でない内容のものが掲載されたときは削除することができる。また、目的を達成したと判断するものは、掲示期間に関係なく削除することができる。
(施設予約管理)
第14条 施設予約管理の種類は、次に掲げるとおりとし、そのシステム(以下「施設予約管理システム」という。)の運用は、管理責任者および施設(施設予約管理システムによって予約できるものをいう)を管理する主管課長が協議して決定するものとする。
(1) 会議室予約
(2) 公用車予約
(3) 備品予約
(4) その他
2 ユーザーは、前項の決定に従って、適正に施設予約管理システムを使用しなければならない。
3 管理責任者は、施設予約管理システムが適正に使用されていないと認めるときは、ユーザー権限の停止等必要な措置を講ずるものとする。
4 管理責任者は、ユーザーが予約登録した施設について、施設使用の終了後は、当該登録情報を機器で3年間保存するものとする。
5 管理責任者は施設予約管理の種類については事務の軽減が図れるものについては利用できるものとする。
7 備品予約のうち携帯電話については、予約登録と併せて愛荘町携帯電話貸出要綱(平成18年訓令第6号)第4条の規定を遵守すること。
(スケジュール管理)
第15条 スケジュールの種類は、次に掲げるとおりとする。
(1) 個人スケジュール
(2) 課および施設スケジュール
2 管理責任者は、スケジュールの構成およびユーザーの権限について、適正な設定を行わなければならない。
3 個人スケジュールの管理は、それぞれの所属において、ユーザーが行うものとする。
(三役日程管理)
第16条 三役日程管理は町長、副町長および教育長のスケジュール管理を行うものとする。
2 管理責任者は、スケジュールの構成およびユーザーの権限について、適正な設定を行わなければならない。
3 予定の入力は主管課長が行うものとする。ただし、主管課長が不在の場合は愛荘町事務決裁規程(平成18年訓令第13号)第16条の規定を準用する。
(行事管理)
第17条 行事の種類は、次に掲げるとおりとする。
(1) 個人
(2) 課および施設
2 管理責任者は、行事の構成およびユーザーの権限について、適正な設定を行わなければならない。
3 個人行事の管理は、それぞれの所属において、ユーザーが行うものとする。
(共通様式)
第18条 共通様式の種類は、次に掲げるとおりとする。
(1) 全庁共通フォルダ
(2) 電算関係フォルダ
(3) 各課別フォルダ
2 共通フォルダの管理は、次に掲げるとおりとする。
(1) 全庁共通フォルダおよび電算関係フォルダは、管理責任者が指定する職員が登録、削除または更新を行う。
(2) 各課局別フォルダは、主管課長が管理する。
(1) 庁内で利用する各種様式
(2) 各種統計ファイル
(3) 各種計画書
(4) 各種マニュアル
(5) その他有益と思われるもの
4 前項の規定にかかわらず、管理責任者は、フォルダ内のファイルが適正に管理されていないと認めるときは削除することができる。
(委任)
第19条 この要綱の施行に関し必要な事項は、管理責任者が別に定める。
付 則
この訓令は、平成28年10月1日から施行する。
